Comunicação Interna: o que é, como aplicar e ferramentas

A comunicação interna é uma das estratégias essenciais para toda empresa que deseja prosperar. É uma forma de olhar para a organização e para as equipes de maneira analítica, algo crucial para o bom andamento dos trabalhos e resultados previstos.

As pessoas são os grandes ativos de qualquer instituição, o que as tornam uma espécie de porta-voz entre marca e consumidor. Por isso, é muito importante que os processos de comunicação sejam claros e organizados, pois transparecem ao público externo, como clientes e stakeholders.

As estratégias de comunicação interna contribuem na preservação e impulsionamento da cultura organizacional. Por isso, um plano estratégico de comunicação interna é fundamental na hora de pensar em ações e campanhas internas focadas no fator humano, marcando positivamente os colaboradores.

O que é comunicação interna?

A comunicação interna é uma área da comunicação que tem como foco as ações que podem ser aplicadas junto aos colaboradores de uma empresa. É uma forma estratégica de transmissão e de compartilhamento de informações relevantes no mundo corporativo.

O seu principal objetivo é transformar o ambiente de trabalho em um local agradável, leve, organizado e com uma equipe motivada. Além disso, é também uma forma de propagar valores, missões, visões, estratégias de mercado e objetivos organizacionais. Ou seja, a preocupação é a de manter os colaboradores alinhados e engajados com a cultura organizacional de onde trabalham.

Quando a empresa consegue manter os colaboradores engajados e alinhados, ações podem ser estabelecidas visando estimular e reforçar condutas que estão de acordo com o que a empresa prega e almeja. Para que isso aconteça, o relacionamento com os profissionais deverá ser constante, transparente, empático, direto e simples.

Por que investir na Comunicação Interna nas empresas?

Pensar em comunicação interna é pensar não só no compartilhamento e transmissão de informações, mas também em um ambiente favorável para potencializar ainda mais o desempenho, a inovação, a produtividade e, acima de tudo, a satisfação dos colaboradores.

De acordo com uma pesquisa do Project Management Institute (PMI), em média, 56% dos projetos de uma empresa fracassam devido aos problemas na comunicação entre os colaboradores. Ainda de acordo com a pesquisa, uma das principais dificuldades é a falta do resultado. Esse exemplo permite que os gestores tenham uma visão ainda mais clara do processo comunicativo no local de trabalho.

É importante ressaltar que para essa ação ser de fato eficiente, é preciso que o receptor consiga receber e interpretar a mensagem da forma correta. Por este motivo, todo o conteúdo que será transmitido pela comunicação interna deve ser feito por meio de conversas contínuas e vias diretas

Para iniciar esse processo, é interessante que os profissionais responsáveis elaborem um plano de comunicação. A partir dessa estratégia, é possível desenvolver uma comunicação interna extremamente eficiente.

Para entender ainda mais a relevância dessa área, veja os motivos para se investir em uma comunicação interna na sua empresa!

Melhora o clima organizacional

É através da comunicação interna que os profissionais buscam desenvolver relacionamentos interpessoais, assim como o espírito de equipe e cooperação. As distâncias e diferenciações entre departamentos ficam reduzidas, fazendo com que as pessoas possam interagir ainda mais e trabalhar em sintonia.

Quanto mais houver envolvimento entre os funcionários, o entrosamento aumenta e o time fica ainda mais fortalecido, consequentemente transformando o ambiente de trabalho em um local mais respeitoso e engajado.

Aumenta a produtividade interna

O engajamento é outro fator determinante para o sucesso da empresa. A partir do momento em que os colaboradores se sentem mais envolvidos com as metas da empresa, é natural que se esforcem mais para contribuir com a organização.

Esse sentimento de pertencimento faz com que os profissionais saibam o quanto eles e suas respectivas equipes precisam produzir para que o negócio como um todo seja ainda mais beneficiado. Quanto maior o engajamento e a motivação, a tendência é de que a produtividade também seja maior.

Diminuição da taxa de rotatividade

O aumento da taxa de produtividade na empresa também contribui para um tempo maior de permanência dos colaboradores na organização. Isso acontece porque o colaborador se sente reconhecido, motivado e inserido na cultura organizacional o que, consequentemente, leva a retenção de talentos e reduz o turnover da empresa.                                

Minimiza os boatos e fofocas

Um dos principais desafios de uma comunicação interna é aprender a lidar com informações de difícil acesso, desencontradas e mal direcionadas pelos líderes e seus colaboradores. Se for considerado que os negócios também são movidos por conversas, é possível entender que essa forma de comunicação desorganizada pode gerar ruídos graves em toda a empresa.

Uma característica desse tipo de problema é as informações serem ditas e entendidas de maneira negativa. Esse é um dos principais motivos pelo qual a comunicação interna precisa ser assertiva e bem estruturada, para que não haja falhas que possam potencializar estas confusões.

Uma das formas de resolver esse problema é planejar estratégias para uma comunicação interna ainda melhor e mais humana.

Reduz os efeitos de uma crise

Quando uma empresa passa por uma crise e decide informar o público interno sobre sua real situação e quais serão as estratégias a serem tomadas como uma forma de resolver o problema, a comunicação interna é essencial para reforçar a união e o comprometimento dos funcionários com a empresa.

No entanto, é preciso que a empresa utilize a comunicação interna a seu favor como, por exemplo, permitir uma abertura para a participação dos colaboradores nas decisões estratégicas da companhia. Se houver algum canal para isso, como uma intranet, onde os colaboradores possam deixar suas propostas de melhoria e receberem feedbacks, as chances de as soluções aparecerem serão ainda maiores.

Vale ressaltar que o mais importante da comunicação interna nessa relação é a conexão entre os indivíduos, sobretudo a preocupação em formar funcionários engajados. Outro ponto é permitir com que eles se sintam ouvidos e respeitados, gerando ainda mais confiança e satisfação pessoal.

Comunicação interna e endomarketing: quais as diferenças?

É muito comum e frequente que a comunicação interna seja confundida com endomarketing. Apesar de serem complementares, na prática, os termos se diferenciam.

O endomarketing refere-se ao incentivo e a interação entre a empresa e os colaboradores. Portanto, o endomarketing não diz respeito apenas como os funcionários vão receber uma informação, mas sobre como as ações serão pensadas e desenvolvidas para criar um relacionamento com esses profissionais, melhorando a gestão da equipe.

Por outro lado, a comunicação interna envolve processos utilizados para transmitir recados e/ou informações por canais internos. É uma forma de conectar o time e para poder funcionar de maneira organizada e produtiva, a empresa precisa que seus membros consigam se comunicar com eficiência.

O ponto comum entre estes dois campos — comunicação interna e endomarketing — é o foco no engajamento e produtividade dos colaboradores para que, consequentemente, a empresa atinja seus objetivos . Dito isso, quando trabalhamos juntos e em sinergia, o endomarketing e a comunicação interna podem definir um melhor alinhamento acerca das estratégias.

Um exemplo disso seria trabalhar a motivação e integração entre os times. Neste caso, o endomarketing apoiaria em ações internas amplamente divulgadas por meio de ferramentas, fortalecendo o objetivo e existência da organização.

Quais os tipos de comunicação interna?

A comunicação interna pode variar dependendo do contexto e direcionamento de cada empresa, mas, geralmente, possui alguns tipos que vão desde as clássicas até recursos on-line.

Comunicação vertical

Esse modelo de comunicação trabalha com os níveis hierárquicos da empresa. A informação é passada de um nível ao outro, geralmente entre os líderes do empreendimento.

A comunicação vertical trata de informações importantes, como as decisões estratégicas da organização, mudanças na empresa, entre outros assuntos delicados.

Comunicação Horizontal

Ao contrário da comunicação vertical, a comunicação horizontal acontece entre os colegas de trabalho em um mesmo nível hierárquico dentro da empresa. É bastante utilizada para aprimorar a construção de bons relacionamentos e criar ainda mais proximidade. O seu conteúdo pode ser composto por informações de conquistas, novidades, entre outros momentos do trabalho.

Comunicação Verbal

A comunicação verbal é aquela falada no cotidiano da organização, de forma que envolve todos os colaboradores, equipes e gestores. Um exemplo disso são as reuniões entre os profissionais, em que há compartilhamento de sugestões, e opiniões sobre a empresa.

Outro ponto é a discussão e troca de feedbacks. As conversas informais também fazem parte desse tipo de comunicação interna, incluindo rodas de conversas, workshops, confraternizações, treinamentos, entre outros.

Comunicação Escrita

Esse tipo de comunicação é utilizada com o propósito de alinhar ainda mais as atividades da empresa por meio de e-mails, quadros de avisos, post-its e troca de mensagens por aplicativos. Além disso, muitas empresas utilizam blogs internos, intranet e redes sociais corporativas para manterem seus funcionários bem informados de maneira organizada e eficaz.

Comunicação Diagonal

A comunicação diagonal alcança todos os níveis hierárquicos da empresa. Geralmente é utilizada quando há a necessidade de apresentar alguma novidade ou atualização na empresa em que todos os colaboradores precisam estar cientes.

Como aplicar uma boa Comunicação Interna

A comunicação interna engloba diversas ações e ferramentas para que a transmissão de informações aconteça de maneira eficaz atrativa para todos os perfis de pessoas da organização. Para que a estratégia de comunicação interna seja implementada nas empresas, é preciso considerar algumas boas práticas que auxiliam na fluidez. Veja a seguir!

Entenda os ruídos

Os ruídos e/ou falhas existentes na comunicação impedem que as informações circulem corretamente no ambiente de trabalho. É necessário fazer uma análise criteriosa e detalhada para identificar quais são os pontos que precisam ser ajustados para minimizar danos.

Existem quatro principais tipos de ruídos que podem atingir as empresas negativamente, sendo:

• Semântico: quando existem diferentes níveis de conhecimento entre as equipes, pode ser que surja grande ruído de comunicação durante a realização das tarefas diárias, já que alguns colaboradores podem se expressar de uma maneira que os outros não compreendem;
• Físico: esse tipo de ruído refere-se às interferências do ambiente físico, como ruídos externos, sons de trânsito, obras e/ou quaisquer sons que possam prejudicar a produtividade. Os ruídos físicos podem até mesmo não ser um problema diretamente da empresa;
• Fisiológico: refere-se aos problemas no corpo que podem impactar o dia a dia de trabalho, como dores de cabeça, cansaço excessivo, doenças.
• Psicológico: refere-se a falta de engajamento e desânimo, por exemplo, fazendo com que os colaboradores não se sintam presentes para realizar e finalizar suas atividades.

Faça um plano de Comunicação Interna

A comunicação interna, antes de ser aplicada em qualquer organização, precisa de um planejamento estratégico. Assim, será possível colocar tudo em ordem e diminuir ruídos dentro da sua empresa.

É preciso organizar, planejar ações e traçar metas e objetivos claros. Ter em mente quais serão os principais pontos a serem trabalhados é essencial para desenhar suas ações e conseguir medir a efetividade da comunicação interna.

Se você ainda não tem um plano de comunicação interna, confira este material gratuito que te ensina a descobrir seu público-alvo, como fazer uma análise diagnóstica de forma prática e como analisar os resultados da aplicação!               

Implemente canais de comunicação

Para que a comunicação interna seja efetiva, é necessário que a empresa possa contar com canais de comunicação exclusivos. Veja alguns exemplos de ferramentas:

Mural de Avisos

É uma das ferramentas mais utilizadas nas empresas. Neste mural, são afixadas as notícias mais importantes e urgentes da organização, como bilhetes, metas e estratégias. Geralmente é encontrado mais de um mural dentro da mesma instituição, mas em locais distintos e de fácil acesso. É preciso que os murais ocupem lugares estratégicos e visíveis para todos.

E-mail

O e-mail é uma dos meios mais importantes de comunicação interna. Por meio do e-mail, é possível agendar reuniões, receber informações importantes que ficam documentadas, contar novidades da empresa e muito mais. Além disso, é uma forma de contato entre o público interno e o público externo. Esse modelo permite transmitir informações de maneira formal ou informal, bem como de modo simples ou mais complexo.

Newsletter

A newsletter também é uma ferramenta de comunicação interna, bastante utilizada para informar os colaboradores e motivá-los. Basicamente a newsletter funciona como um jornal digital personalizado conforme o seu público. É uma forma totalmente dinâmica, que permite a utilização de uma linguagem informal e o uso de imagens, gifs e/ou vídeos.

Chat Interno ou intranet

As empresas, nos últimos anos, têm sentido cada vez mais a necessidade de investirem em canais corporativos, como redes sociais internas ou intranet. Quando a empresa possui um canal de comunicação interno, é possível enviar mensagens rápidas aos colaboradores.

Os chats internos funcionam como uma forma simplificada para trocar mensagens instantâneas com mais eficiência e organização, não sendo necessário utilizar ferramentas pessoais para tratar de assuntos de trabalho, como o WhatsApp, por exemplo.

Reuniões

Com a mudança de cenário mundial e a ascensão do trabalho remoto, as reuniões online estão cada vez mais presentes no mundo corporativo. Seja de maneira presencial ou pela internet, reunir a equipe ainda é uma forma de se comunicar internamente, prefeito para alinhamento da equipe e planejamento de possíveis assuntos.

Incentive a comunicação interna

Os investimentos em ferramentas e estratégias para a comunicação interna não valerão de nada se as equipes não as utilizarem. Por isso, é preciso criar ações de divulgação das estratégias e buscar formas interativas de engajar os colaboradores para que eles entendam a real importância da comunicação entre as equipes.

Também é importante incentivar que as lideranças forneçam feedbacks – mas que também recebam e peçam por eles – e participem das ações internas da organização. Além disso, promover gamificação no processo de comunicação é primordial para que a troca de informações seja algo comum na rotina, assim como desenvolver campanhas de endomarketing.

Mensure os resultados

Como qualquer outra estratégia, é preciso mensurar os resultados da comunicação interna para que as ações sejam revisadas, atualizadas e otimizadas. A melhor forma de fazer isso é observar – subjetivamente – o nível de produtividade, retrabalho, diminuição de erros, conflitos interpessoais, resultados de equipes e entre outros.

Para ter indicadores ainda mais concretos e assertivos, é necessário utilizar alguma plataforma que consiga mostrar alguns dados básicos, como a quantidade de colaboradores que acessam as informações e qual o nível de engajamento, por exemplo. Ter atenção sobre as métricas e resultados é essencial para olhar em seu planejamento o que está saindo conforme o esperado e o que precisa ser melhorado.

Encerrando o assunto Comunicação Interna

A comunicação interna já se provou uma ferramenta indispensável para o sucesso da empresa e dos colaboradores. Ter um olhar mais estratégico sobre a maneira que os times se comunicam é crucial e diz muito sobre como serão os resultados das ações internas e externas.

Uma boa comunicação reflete na rotina da empresa, além de fazer toda a diferença de como o público externo receberá a imagem da instituição. Por isso, é necessário que um planejamento seja pensado de forma tática, a fim de impulsionar a empresa ao sucesso e bons resultados futuros.

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