Toda comunicação tem um propósito. Sempre que enviamos um e-mail, uma mensagem num chat, postamos uma foto em uma mídia social ou enviamos parabéns a um colega de trabalho, fazemos isso com um objetivo, mesmo que sem perceber. As razões podem ser desde comunicar alguma informação com a empresa no intuito de demonstrar resultados, engajar num grupo, demonstrar seu estado de espírito, até comemorar um aniversário.
Assim como toda comunicação tem um propósito, tudo é comunicar. Como assim? Tudo que falamos, mostramos, expressamos, passa uma mensagem, até mesmo o ato de ficar em silêncio!
Considerando isso, é uma excelente ideia controlar a comunicação, principalmente na empresa, onde falhas na comunicação podem provocar prejuízos, Logo, sabemos que comunicar bem, pode gerar resultados positivos.
Neste artigo vamos mostrar como montar um plano de comunicação interna, completo e com nível profissional.
O que é o Plano de Comunicação Interna?
Plano de Comunicação Interna é um documento onde ficam definidos os objetivos estratégicos da comunicação dentro da organização. O plano mostra como a comunicação deve acontecer, quais são as pessoas responsáveis pelas atividades, as ferramentas necessárias e os recursos disponíveis.
Ele também serve como guia para a comunicação empresarial, detalhando todos os elementos necessários para que, em cada mensagem, a identidade da marca seja bem colocada, o público-alvo fica claro e ajuda a evitar erros, visto que serve como uma base para a Comunicação Interna.
Não existe um tamanho ideal para o planejamento de comunicação interna, o ideal é que ele consiga cumprir seu papel, que é ser um documento guia para a Comunicação Interna. Então, ele deve ser tão longo quanto necessário, mas não deve ter nada desnecessário.
Se houver falhas no Plano de Comunicação, significa que o documento que conduz a comunicação está comunicando mal. Isso seria péssimo, tome muito cuidado!
Como fazer um Plano de Comunicação Interna
Análise Diagnóstica
Antes de mais nada, é importante entender o cenário atual da comunicação interna na empresa. Comece seu planejamento pelo levantamento da situação atual e diagnóstico.
Faça o seguinte levantamento:
- Quem são os responsáveis pela comunicação interna;
- Qual seu nível de qualificação no assunto;
- Ferramentas utilizadas;
- Como acontece a comunicação horizontal;
- Como acontece a comunicação vertical;
- Como acontece a comunicação diagonal;
- Qual tom de voz é usado em cada comunicação.
A partir disso faça uma lista dos pontos fracos e fortes, do que está bom ou ruim, tem que ficar, sair ou melhorar.
Com essas informações em mãos, se obtém uma visão global da comunicação interna.
Alinhamento Estratégico
Aqui são definidos os objetivos estratégicos do plano. É essencial que a Comunicação Interna seja considerada de forma estratégica na empresa, e como tal precisa estar alinhada aos objetivos estratégicos do negócio.
Diretamente ela não afeta no desempenho de vendas da empresa. Porém, indiretamente, ela ajuda a otimizar a produtividade dos colaboradores, que, por sua vez, geram resultados. Se trata de uma cadeia interligada por vários pontos e a comunicação é um deles, por esta razão precisa estar forte para não se romper.
Cultura organizacional
Como está a cultura organizacional da sua empresa? Se não sabe a resposta, tudo bem.
Vamos relembrar o que é cultura organizacional. Primeiramente, o que é cultura?
Resumidamente, a cultura está relacionada aos hábitos e comportamentos de uma sociedade ou grupo de pessoas, como comidas típicas, código de vestimenta, vocabulário, etc.
Agora pense a cultura no ambiente de trabalho. Cada empresa faz a sua, intencionalmente ou não. As relações de trabalho entre os líderes e os liderados, a flexibilidade de horários, o nível de formalidade, a relação entre departamentos, etc.
A cultura organizacional afeta seu planejamento, por isso é realmente importante entender ela de forma plena. Afinal, uns dos objetivos estratégicos do Plano de Comunicação Interna pode ser transformar a cultura organizacional!
Brainstorming
Com o levantamento do cenário atual da empresa em mãos, o diagnóstico feito e o alinhamento estratégico completo, sugerimos que reúna sua equipe e faça um brainstorming.
Não sabe o que é brainstorming? É uma técnica que visa potencializar a capacidade criativa das pessoas, onde todas podem contribuir com ideias diversas sobre o tema. Não existe certo ou errado numa reunião de brainstorming, talvez tenha um delimitador do quão longe o pensamento pode ir para não perder o foco. O objetivo é levantar ideias, trocá-las e validá-las, até chegar num ponto coerente.
No Plano de Comunicação Interna o brainstorming ajudará a abrir a mente e a considerar quais ações tomar para atingir os objetivos definidos anteriormente.
Público-alvo
Busque conhecer o público interno da sua empresa. Aqui vai uma lista de alguns tópicos que definem o público-alvo:
- Idade
- Sexo
- Cargo
- Escolaridade
- Especialidades
Considerando que o público-alvo é formado por um grupo amplo de pessoas, é recomendado ter um público geral e também criar divisões. Há comunicados que serão direcionados para todos os colaboradores, porém outros precisam ser pensados de forma a adaptar a mensagem para grupos separados.
Pense que pessoas em posições diferentes entenderão a mensagem de jeitos distintos. Imagine o seguinte: um relatório sobre o plano de crescimento da empresa para os próximos anos, cheio de dados e ações estratégicas, será interpretado de forma diferente entre os colaboradores do estratégico, tático e operacional.
Cuide para que a mensagem chegue ao receptor do modo que precisa, ou seja, não deixe brechas para interpretações diferentes. Entender o seu público interno te ajudará a criar comunicações direcionadas e adaptadas para cada grupo, se necessário.
Linguagem, Voz e Tons de Comunicação
O jeito de falar também carrega o significado da mensagem, além de fazer parte do branding da marca. Primeiramente, considere que a construção de marca não faz parte apenas da comunicação de vendas, ela também é feita para o público interno, afinal, os colaboradores também criam em suas cabeças uma imagem da marca.
Qual o nível de formalidade da sua empresa? Comece com essa pergunta. Continue pesquisando o jeito com que as pessoas trocam informações dentro da empresa. A partir daí dá para se ter uma ideia do que fazer.
Agora vamos por passos, responda às seguintes perguntas:
- Definição da linguagem
- A sua empresa mantém uma comunicação formal, informal ou mista? Como fará isso?
- Qual a amplitude do vocabulário?
- Usa gírias?
- Dá voltas na fala ou vai direto ao ponto?
- É explicativa e detalhista?
- Voz da marca
- Se a sua empresa fosse uma pessoas, qual seria sua voz? Grave, aguda, suave?
- Seria calma e confortável ou agitada e inconstante?
- Quais adjetivos a definem: despojada, inovadora, moderna, conservadora, dinâmica, otimista, alegre, estável?
- Tons de Voz
Um adendo: A voz não é constante, ela varia de acordo com momentos, ambientes e situações.
- Como serão as comunicações em momentos festivos, do dia a dia e de crise?
- As mensagens serão escritas do mesmo modo para os colaboradores do escritório e do chão de fábrica?
Essas perguntas são um guia, pode ser que você responda tudo o que precisa, ou não. A dica que damos é pensar na marca e na comunicação como se estivesse desenhando um personagem. As pessoas falam muitas coisas para muitas outras, se comportam diferente em cada situação, passam por momentos complexos, etc. Só se lembre que é uma empresa e tem que ser profissional. Não perca a compostura.
Canais de comunicação
Essa etapa é muito importante. Se ela não for pensada com esmero, todo o plano até aqui se enfraquece ou desmorona. Faça um levantamento das ferramentas que serão utilizadas para cada tipo de comunicação.
Exemplo:
- Reuniões online: sistema de vídeo chamada
- Anúncios: postagem na de rede social corporativa
- Comunicados: intranet
- Propaganda: TV corporativa
- Conversa entre colaboradores: chat
Também pense em boas práticas ao utilizar cada canal de comunicação, e o que não fazer. Por exemplo, usar o WhatsApp para conversar sobre assuntos relacionados ao trabalho.
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Nem todas as ações tomadas no plano de comunicação interna podem ser medidas com números, por ter um resultado de caráter abstrato. Exemplo: diminuir o ruído comunicacional não gera dados numéricos, pelo menos não diretamente. Os colaboradores estarem por dentro das novidades da empresa, vestirem a “camisa da marca”, e serem mais assertivas na hora de falar, são mais alguns exemplos.
Mas muitas métricas são possíveis de se acompanhar, e te darei alguns exemplos:
- Taxa de Abertura de Comunicados
- Engajamento na Rede Social Corporativa
- Participação em Eventos
- Nível de Satisfação com a Comunicação interna
- Adesão às ferramentas
Documentação
Para ter um alto nível de profissionalismo e ter maior segurança ao executar o plano, faça um documento descrevendo detalhadamente tudo o que foi planejado, as fontes de informações, as pessoas envolvidas no projeto, os recursos, ferramentas, metas e objetivos.
Faça ele o mais claro possível, se você entregar ele para alguém que não participou da criação ele precisa ser compreensível e auto explicativo.
Plano de ação
Após todo o planejamento é hora de colocar ele em ação. Faça uma lista de tarefas e atrele elas a dias, horários, responsáveis e canais de comunicação. Pode ser uma planilha, um gerenciador de tarefas ou similares.
O importante é ter um guia para as ações e partir desse guia, é possível analisar resultados e propor melhorias.
Porque Fazer um Plano de Comunicação Interna
Vimos como fazê-lo, mas por que fazer um plano de comunicação interna?
Um planejamento bem feito traz vários benefícios para a empresa:
- Diminuir ruídos comunicacionais
- Aumenta a produtividade
- Otimiza a agilidade das equipes
- Deixa as comunicações mais claras
- Ter transparência
- Manter um fluxo contínuo de informações
- Gerar valor
- Profissionalismo
Esperamos que esse conteúdo tenha sido útil para você!
