Tem profissional novo chegando na empresa? Então é hora de pensar em um bom onboarding para recebê-lo. Acolher e capacitar um novo colaborador é uma tarefa extremamente importante que também acaba sendo um movimento estratégico, principalmente para empresas que investem em employer branding.
Além das burocracias de uma nova contratação, é fundamental que a empresa — e principalmente o setor de RH — receba o funcionário de maneira a integrá-lo corretamente na organização. Esse processo se chama onboarding e deve ser bem desenvolvido, assim traz benefícios não apenas para o colaborador mas também para a instituição.
Quer saber como? Então veja a seguir o que é o onboarding, sua importância e como fazê-lo!
O que é onboarding?
Onboarding significa “embarcar”, ou seja, receber a bordo os novos colaboradores de uma empresa. O onboarding é um processo de integração desses novos profissionais, tanto de maneira mais técnica quanto também pessoal. Nele, o colaborador é apresentado ao time, aos processos da instituição, à cultura e todas as outras informações importantes de seu novo trabalho.
Além da parte burocrática que envolve a contratação de um novo funcionário, como a assinatura de documentos e exames admissionais, é importante que a empresa receba a pessoa de maneira a integrá-la ao novo ambiente, pensando em seu bem-estar e melhor adaptação.
O onboarding deve oferecer a capacitação necessária para que o novo funcionário possa se inteirar em sua função e na empresa como um todo. Por isso, o processo envolve orientação e acompanhamento, sempre buscando uma adaptação à nova rotina com bem-estar.
O processo é realizado pelo setor de RH, mas isso não exclui o importante papel que todo o restante da empresa tem no onboarding de novos membros. É essencial que toda a equipe ajude na capacitação e recepção do novo colega.
Por que o onboarding é importante?
Como já vimos, o onboarding é um processo essencial na chegada de todo novo colaborador da empresa. Ele faz parte de uma estratégia de RH e contribui para um melhor employee experience.
Confira outros benefícios do onboarding e entenda porque ele é tão importante para funcionários e para a própria instituição!
Ajuda a reter talentos
Como o processo de onboarding ampara e acompanha o novo funcionário durante o início de sua carreira na empresa, o profissional sente mais segurança e confiança para desempenhar suas funções. O recurso também constrói um bom alinhamento do novo membro com os valores da empresa e com a equipe, o que resulta em uma maior adaptabilidade e consequentemente a retenção do talento na organização.
Assim, o problema da rotatividade — que muitas instituições enfrentam atualmente — pode ser reduzido. Essa é uma questão para se ficar atento e sempre buscar fazer atualizações necessárias no onboarding a fim de reduzir o turnover da empresa!
Motiva o novo colaborador
A recepção especial e cuidadosa do novo funcionário é uma peça fundamental para que ele se sinta motivado, não só no início mas também pelo resto de sua carreira dentro da empresa. Um bom onboarding que fornece treinamento adequado e acolhimento é capaz de plantar a semente da motivação em qualquer colaborador, já que o mesmo se sente seguro para iniciar suas atividades.
Reduz a possibilidade de erros
Já que o profissional está recebendo o treinamento e todas as informações adequadas assim que entra na empresa, as chances de ocorrer erros ou falhas de comunicação são menores. Por isso é tão importante que o processo de onboarding seja bem estruturado, organizado e comunicado de maneira transparente ao novo membro!
Como fazer um processo de onboarding
O onboarding, na verdade, já começa bem antes do candidato entrar na empresa. Mas como assim? O primeiro passo é se certificar de que o candidato a ser contratado realmente se alinha aos valores da empresa e de que vai se encaixar na cultura organizacional. Este quesito deve ser avaliado antes da assinatura do contrato, a fim de evitar uma admissão errada.
A partir disso, o processo de onboarding, basicamente, deve seguir os seguintes passos:
Comunicar a chegada de um novo membro
Além de comunicar ao próprio candidato de que ele foi aceito para a vaga, é importante também avisar a toda a empresa sobre a chegada de um novo colaborador.
Envie para o novo funcionário todas as informações que ele possa precisar para seu primeiro dia de trabalho, como o endereço da empresa, horário de entrada e de saída, dress code e documentos para o processo de admissão. Esteja disponível para sanar possíveis dúvidas e demonstre animação por sua chegada, isso faz toda a diferença!
Organizar as informações
Antes do primeiro dia de trabalho do novo colaborador, organize todo o material que será utilizado no processo de onboarding. Já deixe planejado os treinamentos que serão aplicados, as informações que precisarão ser repassadas e todas as pessoas que o novo membro precisa conhecer. Você pode desenvolver uma apresentação com slides, por exemplo.
Deixe o material bem organizado e de fácil acesso ao colaborador pois com certeza ele precisará checar informações importantes em algum momento, já que os primeiros dias em um ambiente novo podem ser um pouco confusos.
Preparar a empresa e a equipe
É preciso também preparar a empresa para a chegada do novo membro. Escolha um dia para fazer um tour pelo lugar e mostre todos os ambientes que ele vai utilizar, como a cozinha, área de descanso e sua própria estação de trabalho. Apresente também todos os setores e equipes da empresa.
Para deixar a recepção mais acolhedora, prepare algum brinde de boas vindas e deixe sobre a mesa do novo colaborador. Muitas empresas optam pelo kit onboarding, que geralmente conta com objetos de papelaria como agenda, caneta, caneca e itens personalizados com a marca da empresa.
Nesta preparação, é importante também deixar disponível algumas informações essenciais como logins, senhas e o equipamento de trabalho.
Acompanhar o novo colaborador
O onboarding não acaba depois da recepção do novo membro, vai além do primeiro dia de trabalho! Esteja disponível para acompanhar e tirar todas as dúvidas do novo colaborador até que ele esteja totalmente integrado ao novo ambiente e funções.
Durante as primeiras semanas, questionamentos podem e muito provavelmente vão surgir, portanto esteja preparado para ajudar e também estimule que a equipe auxilie o novo colaborador sempre que necessário.
Onboarding online
As vagas remotas ou híbridas vêm crescendo cada vez mais no mercado de trabalho. Colaboradores que são contratados à distância também precisam de um bom processo de onboarding, principalmente por não terem assistência presencial. É possível, sim, preparar uma ótima recepção remota e você pode conferir como fazer isso seguindo as etapas:
Investir em tecnologia
Como o trabalhador está à distância, todo o processo precisará ser online. Para que haja uma boa experiência, é preciso que a empresa invista em tecnologia na hora de produzir os materiais necessários.
Materiais escritos e visuais, webinars, vídeos institucionais e reuniões virtuais são essenciais para um onboarding online. Certifique-se de que esses materiais sejam bem planejados e produzidos de maneira clara e organizada.
Também é preciso que todas essas informações estejam disponíveis e de fácil acesso ao novo colaborador. Para isso, investir em uma intranet é uma excelente opção na hora de facilitar a comunicação à distância, além de armazenar conhecimentos importantes.
Testar os recursos
Para que o onboarding aconteça da maneira mais fluida possível, é preciso que todas as plataformas usadas estejam funcionando corretamente. Então, teste todos os recursos que serão utilizados como a conexão com a internet, microfone, câmera e fones de ouvido, plataforma de reunião virtual e todos os outros materiais. Peça que o candidato também teste seus equipamentos antes do primeiro dia de trabalho e que comunique caso haja alguma dificuldade.
Desenvolver material digital
Ao contrário da recepção presencial do candidato na empresa, o onboarding online conta apenas com informações digitais. Portanto, certifique-se de desenvolver um acervo rico com tudo o que for necessário para que o novo colaborador conheça a empresa e sua função.
Todas essas informações precisam estar bem escritas, organizadas e disponíveis em um material digital que possa ser consultado sempre que necessário. Adiante possíveis dúvidas e deixe canais de contato para que o colaborador possa recorrer sempre que necessário.
Preparar uma apresentação atraente
No momento de fazer a apresentação da empresa ao novo colaborador, é preciso manter sua atenção no ambiente online, algo que pode ser um pouco difícil. Por isso, prepare uma apresentação que seja atraente e que explore recursos visuais. Você pode inserir imagens, ilustrações, cores e efeitos, por exemplo.
Explique sobre a cultura, as equipes, os fluxos de trabalho, horários de expediente e outras informações relevantes usando recursos criativos para deixar esse momento menos cansativo.
Criar um acervo de materiais
É importante que todas essas informações essenciais, treinamentos e senhas fiquem disponíveis para o candidato conferir sempre que necessário e em um local seguro. Então, prepare esses materiais para que possam ser usados de forma assíncrona e deixo-os disponíveis em alguma plataforma. Como já dito anteriormente, uma intranet é um excelente investimento e oferece recursos para uma boa comunicação interna, principalmente remota.
Realizar encontros virtuais
Reuniões online são essenciais para manter uma comunicação mais fluida com o colaborador. Organize encontros para apresentar a equipe, tirar dúvidas e ensinar processos mais complicados como uso de ferramentas, por exemplo.
É importante sempre estar disponível e dar esse suporte individualizado ao novo membro, já que está a distância.
Enviar um kit onboarding
Apesar da distância, não deixe de enviar junto com o equipamento de trabalho alguma lembrancinha ou kit onboarding para o colaborador, esses detalhes fazem diferença na recepção!
Invista em itens que podem facilitar o trabalho do colaborador, como mousepad, agenda e canetas. O kit onboarding motiva o trabalhador e o faz se sentir parte do novo ambiente.
Continuar acompanhando o profissional
Assim como no onboarding presencial, o acompanhamento do novo colaborador também é essencial, talvez até mais! Não deixe de sempre checar se as atividades, treinamentos e adaptação com a equipe estão fluindo conforme planejado. Continue a acompanhar o novo membro até que ele tenha se integrado ao novo emprego.
Conclusão
Receber um novo funcionário na organização é um processo muito importante que vai determinar a primeira impressão e adaptação do membro. Por isso, é preciso investir em um onboarding organizado e humanizado, facilitando a integração do profissional recém-chegado e garantindo seu alinhamento com os valores da empresa.
Tanto no presencial quanto no trabalho remoto, é preciso um onboarding efetivo. Uma comunicação eficaz é essencial nesses momentos, devendo fazer parte de todas as etapas do processo. Para isso, uma rede social corporativa pode ajudar!
Está pronto para receber novos membros na organização de um jeito diferente e muito mais acolhedor? Lembre-se de todas as dicas e ofereça uma boa experiência empregadora, ela faz toda a diferença. Confira mais materiais como essa no nosso blog e em nossas redes sociais!
