Você já deve ter percebido que muitas empresas vêm apostando em diferentes formas de trabalho. Por exemplo, o trabalho remoto. Empresas estão aderindo a esse modelo, pois boa parte dos millennials, ou geração Y, buscam por isso em um emprego. Por isso, muitas empresas e startups oferecem o home office.
E dão mais ênfase no cumprimento de metas do que no horário de trabalho. Por isso, neste artigo vamos mostrar como a intranet ajuda no home office.
Compartilhamento de arquivos e documentos
A princípio sabemos que ter todos os colaboradores trabalhando juntos no mesmo local é difícil. Tanto quanto, para colaboradores que não estão no mesmo ambiente. Principalmente para organizar e compartilhar arquivos. Por isso é preciso ter um jeito ainda mais fácil de enviar e receber documentos. Assim como otimizar a realização das tarefas.
Dessa forma, tenha documentos importantes compartilhados em um único local. Um local onde todos os usuários podem consultar e fazer o download. Assim como disponível na nuvem, sem riscos de perda e bem acessível.
Comunicação fácil e eficiente
A princípio, manter os colaboradores alinhados com a empresa, sua cultura e sua equipe, é difícil. Ainda mais com equipes remotas. Porém, ainda assim é uma tarefa importante a ser realizada, que evitará problemas futuros. Mas como fazer isso? Sobretudo, uma boa comunicação é fundamental para a empresa. Ainda mais quando se trabalha com pessoas em outros locais.
Por isso, oferecer ferramentas como o chat e o comunicado interno, fica muito mais prática e rápida a comunicação entre todos. Por exemplo, o chat evita fluxos de e-mails que podem se tornar extensos e confusos. Além de apresentar todo o histórico de conversa.
Por fim, também é possível utilizar outros recursos. Por exemplo, hotsites para cada área da empresa. Bem como, newsletters a serem disparadas para os usuários diretamente da intranet. Logo, sem precisar utilizar outra plataforma. Dessa forma você alcança sua equipe de diferentes maneiras. Em cada mensagem enviada a quem mais se adequa, mantendo todos alinhados.
Gerenciamento de projetos
Antes de mais nada, imagine que sua equipe está trabalhando em um projeto. E que há pessoas trabalhando em home office. Como essas pessoas serão atualizadas sobre o andamento do projeto? Você tem ferramentas que possibilitam a gestão de projetos? Algo que mantém todas as informações centralizadas e com fácil acesso?
Por isso, ter uma ferramenta adequada permite que todos da equipe possam consultar as tarefas a serem realizadas. Bem como o andamento de cada uma delas. Além das pessoas envolvidas e indicadores importantes. Da mesma forma, quem está fora da empresa consegue acompanhar cada etapa do projeto. E ser notificado a cada nova atualização. Logo, sem sofrer danos por estar em outro local.
Automatização de fluxos e integração de equipes
Fluxos internos que envolvem mais de um departamento na empresa podem ser complexos. Ou seja, levar mais tempo que o necessário se não forem realizados de maneira organizada.
Por isso, automatizar os fluxos internos permite que todos sejam atualizados, em tempo real, quanto às suas solicitações. Além de um histórico de comentários que centraliza toda a informação em um só lugar.
Principalmente para os colaboradores em home office, ter acesso a todas essas informações em um único local torna seu trabalho fácil, além de auxiliar na produtividade.
Agenda compartilhada e colaborativa
Mas, dependendo da empresa, os colaboradores que trabalham remotamente podem ter horários mais flexíveis. Diferentes do resto da equipe que trabalha na empresa.
Através de uma ferramenta de agenda compartilhada e colaborativa, além de criar eventos e notificar os convidados, é possível verificar a disponibilidade de cada colaborador. Dessa forma, você pode convidar os colaboradores remotos e os presentes na empresa para eventos, reuniões e videoconferências, através de uma agenda na intranet.
Do mesmo modo, a ferramenta permite que o organizador saiba que todos têm seus horários livres para o momento do evento. Deste modo deixando todos cientes sobre o evento agendado.
Realize treinamentos
Antes de mais nada, sabemos que não é necessário treinar sua equipe apenas presencialmente. É possível que os colaboradores também recebam treinamento através da intranet. E assim os que trabalham home office poderão também participar de treinamentos e cursos.
Através de uma ferramenta de e-learning você disponibiliza vídeos, além de testes para os usuários estudarem. Como resultado consigam um certificado ao final do curso.
Por fim, proporcionar a capacitação dos colaboradores é investir na própria empresa. E com isso crescer de maneira sustentável. Pense assim: ao fazer isso, você valoriza o funcionário e mostra que acredita no seu potencial. Além disso, esse investimento leva sua empresa também a ter mais colaboradores engajados, que escolhem ficar com você e crescer junto.
Mais mobilidade
Não apenas ao computador, mas ter acesso à sua intranet em dispositivos móveis facilita muito. Principalmente para os que estão fora do local da empresa. Dessa forma, onde estiver, com seu smartphone ou tablet, o colaborador fica atualizado sobre os compromissos, tarefas e novas atualizações. Além de ter à disposição o chat corporativo, que possibilita uma comunicação eficiente para resolver questões mais rápidas e urgentes.
Comunicação, colaboração e produtividade no trabalho remoto
Acima de tudo, consideramos a comunicação, a colaboração e a produtividade essenciais, para uma intranet ter sucesso e proporcionar à empresa os resultados esperados. Dessa forma, no trabalho remoto a intranet consegue fomentar a comunicação, a colaboração e a produtividade. Tudo isso através de suas ferramentas integradas. Por exemplo, o chat, as tarefas e a linha do tempo. São várias as ferramentas que podemos utilizar para manter a comunicação alinhada com todos os liderados. Estejam eles trabalhando lado a lado ou não.
Em outras palavras, não subestime a importância da comunicação bem alinhada no ambiente empresarial, ainda mais com pessoas trabalhando remotamente. Um time que trabalha em sincronia consegue produzir mais e com qualidade. Ou seja, contribui também para os outros dois pilares.
Já para os funcionários remotos, a intranet permite a colaboração com o resto da equipe de uma maneira muito mais fácil. Da mesma forma a equipe também colabora com eles. Por exemplo, compartilhando arquivos e ideias com um local para divulgação de conteúdo interessante. Esses recursos favorecem na colaboração uns com os outros. Bem como acarreta o crescimento pessoal e profissional. Além de envolver os colaboradores e engajando-os na cultura da empresa.
A Produtividade no trabalho remoto é possível, sim! É claro que para alcançar isso a empresa deve fazer sua parte e oferecer ferramentas certas para que esse trabalho seja desenvolvido da melhor maneira.
Pois, como vimos, a intranet e suas ferramentas permitem que o colaborador esteja ligado a tudo o que acontece na empresa. Isso com apenas com alguns cliques e uma conexão à internet.
Centralizar essa gama de ferramentas faz a diferença quando se deseja aumentar a produtividade da equipe. Uma vez que ajuda a diminuir conflitos, perda de documentos e retrabalhos, resultando em maior organização.
Conclusão
Em suma, sua empresa oferece aos colaboradores a modalidade de trabalho remoto? Ou pretende começar a oferecer? Se sim, agora já sabe que uma intranet pode te ajudar a integrar todos os colaboradores. Estejam eles no mesmo escritório ou em localidades diferentes.
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