A comunicação permite que as relações aconteçam. Nas empresas isso não poderia ser diferente, e é fundamental que as organizações deem a devida importância aos processos internos evitando a criação de barreiras da comunicação interna.
A pesquisa State of the Sector de 2017, realizada mundialmente pela agência Gatehouse, aponta que 84% dos respondentes hoje pensa que a comunicação interna possui um propósito claro nas suas empresas.
Isso quer dizer que, depois de alguns anos, muitos empresários e gestores ao redor do mundo estão começando a identificar a relevância de se propor uma comunicação interna estruturada em suas organizações.
Por que importante investir em comunicação interna?
Imagine uma empresa com 50 colaboradores, divididos em seus departamentos. Como eles se comunicam? Como as pessoas de um setor trocam informações com os colegas de outro?
Trabalhar a comunicação interna em uma organização refere-se a analisar e melhorar os processos de trocas de informações entre os funcionários. E isso é extremamente importante para o bom funcionamento de todos os departamentos.
Todo o quadro de funcionários é impactado, seja a comunicação da empresa boa ou ruim. Mas nós supomos que você não quer que sua equipe seja prejudicada, comprometendo o restante da empresa, correto?
Produtividade
A empresa que deseja ter colaboradores produtivos e focados deve oferecer um ambiente que favoreça isso.
Agora, funcionários que não conseguem se comunicar tendem a ficar confusos quanto às suas atividades. Se gestores têm dificuldade em comunicar responsabilidades, informações e deveres à equipe, consequentemente haverá pessoas deixando de realizar tarefas, ou executando-as de maneira equivocada, o que também acarretará retrabalhos.
Isso mostra que departamentos, equipes e colaboradores que não possuem uma comunicação clara e fluida tendem a ser menos produtivos.
Engajamento
Colaboradores felizes e engajados apresentam diversos benefícios para uma empresa, e motivar e envolver as equipes promove esse engajamento. Pesquisas apontam que colaboradores engajados apresentam desempenho melhor, além de menos rotatividade.
A comunicação interna afeta diretamente esse engajamento dos funcionários. Sabe por quê? Eles querem conhecer a empresa em que trabalham, ser comunicados sobre novidades e mudanças, sentir-se parte da organização, além de terem voz para opiniões e sugestões.
Hoje são inúmeras as técnicas e ferramentas que possibilitam uma comunicação que oferece participação ao colaborador. Essa participação acarreta em engajamento e retenção dos colaboradores, que acreditam na missão da empresa e empenham-se para desenvolvê-la.
Colaboração
Promover uma comunicação clara entre os funcionários fomenta maior colaboração entre eles, e essa colaboração pode ser vista de diversas maneiras. Por exemplo:
- Ajuda mútua: isso auxilia tanto os funcionários antigos como novos. Eles se ajudam nas atividades diárias, desde as mais simples até as complexas, evitando assim erros e retrabalhos, principalmente nos processos de onboarding 1 das empresas;
- Ideias inovadoras e criativas: quando juntam-se várias pessoas, principalmente de setores diferentes, cada um com sua experiência e conhecimento, novos insights são gerados, levando à excelentes ideias que podem solucionar problemas e otimizar toda a empresa;
- Melhores resultados: unindo os dois pontos acima, a organização consegue resultados melhores e um crescimento muito mais rápido e notável.
Toda essa promoção de formas colaborativas de atuar no ambiente de trabalho engaja os colaboradores, retém talentos, e constrói a imagem da empresa como uma ótima marca empregadora.
Conheças as barreiras da comunicação organizacional
Como visto, investir em comunicação interna é um requisito importante para que a empresa continue crescendo de forma sustentável.
Na pesquisa feita pela Gatehouse mencionada no início do texto, dentre os vários tópicos levantados, são apresentadas as principais barreiras que empresas de diversos segmentos e portes enfrentam para tornar sua comunicação interna um sucesso. Isso acontece mesmo com o aumento do número de organizações que entendem o propósito de investir na área.
Elencamos e detalhamos alguns dos pontos levantados na pesquisa, mostrando como essas barreirada comunicação afetam as empresas e o que gestores podem fazer para superar os conflitos causados. Confira quais são:
Falta de habilidades de comunicação nos gestores
Uma boa equipe precisa de uma boa liderança. E um dos pontos de um bom líder é a capacidade de manter a comunicação alinhada com sua equipe de trabalho. Fomentar esse alinhamento deve ser tarefa do gestor.
Comunicação traz clareza e facilidade na rotina da empresa, e os responsáveis devem saber comunicar-se e também ouvir seus liderados, oferecendo oportunidades para que tenham voz no ambiente organizacional. Além disso, manter um diálogo aberto entre a equipe irá fomentar e fortalecer o engajamento dos envolvidos.
Falta de envolvimento em decisões estratégicas
Esse item diz respeito ao envolvimento da função da comunicação interna nas decisões estratégicas da empresa.
Muitas empresas hoje ainda não entendem como a manutenção de uma comunicação alinhada faz muita diferença no ambiente de trabalho, impactando no engajamento e produtividade dos colaboradores.
Peter Drucker diz que 60% dos problemas administrativos das empresas resulta de uma comunicação interna ruim. Ou seja, se sua empresa vem enfrentando problemas em qualquer setor, tente analisar como os envolvidos têm se comunicado, quais os meios e técnicas utilizadas, e a frequência dessa comunicação.
Recomendação de leitura: 6 prejuízos que sua empresa pode estar tendo e não sabe
Falta de recursos dentro do time de comunicação interna
Oferecer as ferramentas e técnicas certas para qualquer equipe proporciona muito mais preparo e capacitação para realizar as tarefas e também solucionar conflitos que possam aparecer.
Dentre essas ferramentas deve haver pelo menos uma que facilite e torne mais eficaz a comunicação interna entre os colaboradores e departamentos. Imagine quanta confusão acontece nas empresas simplesmente por mal entendidos na comunicação entre os funcionários.
Hoje existem diversos canais que promovem uma comunicação clara nos ambientes corporativos, e que otimizam a organização e gerenciamento de informações. Algumas opções são intranet, TV Corporativa, Redes Sociais Corporativas, Chats Internos, entre outros.
Dificuldade de alcançar colaboradores
A falta de recursos mencionada acima ocasiona dificuldades para alcançar os colaboradores da empresa.
Pense na sua empresa hoje: todos os colaboradores são alcançados pelos informes, comunicados?
Se há uma dificuldade de alcance pode ser que a comunicação esteja desalinhada. Por isso, é preciso estar atento para identificar onde estão os gargalos que deixam os funcionários sem informação e até mesmo perdidos nos fluxos da empresa.
Essas falhas não ocorrem apenas na comunicação entre dois indivíduos, mas também na alocação das informações que devem ser destinadas a um número maior de colaboradores. O acesso a essas informações é fácil? Todos conseguem ser notificados sem perdas na informação?
Falta de suporte dos líderes
Se os gestores não darem importância à comunicação interna e não demonstrarem o quão importante é ter essa área alinhada na empresa, não espere algo diferente dos liderados.
É evidente que colaboradores pró ativos podem identificar falhas e reportar aos gestores, propondo soluções. No entanto, esse tipo de funcionário não tem interesse em ficar (e geralmente não fica) em uma empresa que não valoriza a comunicação e não oferece esse tipo de participação dos funcionários. Segundo a Ultimate Software, 75% dos colaboradores ficariam mais tempo em uma organização onde seus interesses são ouvidos.
Os responsáveis precisam dar suporte, pois assim não estarão apenas otimizando toda a empresa com uma comunicação assertiva mas, como já dito, conseguirá atrair e reter os talentos que sua empresa precisa para crescer cada vez mais.
Falta de clareza sobre a estratégia organizacional
A forma como as pessoas se comunicam dentro de uma empresa, seja de maneira vertical ou horizontal, é reflexo da cultura da empresa, que serve de base para as estratégias que a organização aplica no dia a dia.
Desconhecer essa cultura e a forma como os fluxos de trabalho são realizados pode criar uma barreira de comunicação interna por não haver percepção por parte dos funcionários de como a empresa funciona, o que valoriza e o que busca alcançar.
Um ponto bastante comentado em grandes empresas pelos profissionais de RH e Gestão de Pessoas é o também já mencionado processo de onboarding.
Nesse processo os colaboradores podem conhecer a estratégia organizacional da empresa, e isso contribui fortemente para o engajamento da equipe nos valores e missão da empresa. Consequentemente, entendem como a empresa executa a comunicação interna, tornando esses processos muito mais claros para todos.
Equipe desengajada
Esse ponto aparece novamente, agora comprovado pela pesquisa da Gatehouse. Uma equipe que não está engajada é realmente uma barreira para que a comunicação interna na sua empresa flua.
Se os colaboradores estão desengajados com a empresa, eles não têm vontade de estar ali. Isso os deixa cada vez mais longe de serem pró ativos e realizarem suas tarefas com máxima excelência.
Sem o interesse de trabalhar baseado no propósito da empresa nem entender como de fato funcionam os processos, não há também o esforço de promover uma comunicação clara com seus colegas.
Falta de qualidade dos canais de comunicação interna
Se a falta de recursos deixa a comunicação ruim, utilizar canais de baixa qualidade não será diferente.
Não importa se a empresa utiliza o canal mais conhecido, ou o mais renomado entre as grandes empresas. É preciso entender a cultura da sua organização e quais os canais que realmente irão apresentar sucesso em alcançar e entregar a mensagem aos colaboradores.
Mas lembre-se de que apenas um bom canal de comunicação interna não irá solucionar seus problemas. Para aperfeiçoar isso nas empresas é importante atrelar à ferramenta bons gestores, preparados e capacitados para essa posição (já falamos no tópico 1 que um bom líder sabe comunicar-se e ensinar sua equipe a fazer isso), além um plano de comunicação interna bem estruturado.
Falta de habilidades no time de comunicação interna
Por falar em plano de comunicação, quem deve estar responsável por esse planejamento é a equipe que gerencia essa área na empresa.
Sabemos que bons profissionais são aqueles qualificados e que possuem a expertise da área, mas é papel da empresa também proporcionar mais conhecimento e oportunidades de crescimento pessoal e profissional aos colaboradores.
Fomentar isso na área da CI ajuda a aperfeiçoar os processos de comunicação na empresa, a fim de apresentar e implementar soluções. Contudo, lembre-se de que esses processos envolvem pessoas, e elas estão em constante desenvolvimento.
Por isso, é preciso acompanhá-las e estar atento às transformações e novidades que podem surgir para que os gargalos consigam ser previstos e resolvidos assim que possível.
Por isso, um time bem treinado e capacitado conseguirá promover processos de comunicação que beneficiem toda a corporação.
Supere barreiras que dificultam a comunicação
Como já dito, os processos envolvendo comunicação interna nas empresas precisam ser sempre atualizados e atentos aos envolvidos. A falta de atenção a esses processos, é o que causa grande parte das barreiras de comunicação.
Preste atenção aos comportamentos dos gestores e habilidades da equipe responsável, aos conflitos que surgem por conta de canais fracos e pouco assertivos, aos colaboradores e como flui a comunicação na empresa.
Em suma, avalie a comunicação interna da sua organização analisando as barreiras citadas neste artigo. Quanto antes os responsáveis olharem para a área de CI e proporem inovações e melhorias, mais rápido e sustentável será o desenvolvimento da empresa.
