Essa estratégia foca em identificar Strengths (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). Sua utilização é muito ampla, encontrando um ótimo terreno no setor de Recursos Humanos.
Entenda melhor o que é uma análise SWOT, sua importância para o RH e como aplicá-la da melhor maneira no setor!
O que é uma análise SWOT?
SWOT é uma sigla e significa Strengths (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). A análise SWOT é uma estratégia de avaliação de situações ou negócios, muito utilizada por empresas ou até mesmo no âmbito pessoal.
Nela, divide-se um mapa mental em quatro partes, cada um correspondendo à uma das palavras da categoria, e coloca-se os aspectos da situação em cada uma delas. Esta análise é simples e prática de aplicar, ideal para encontrar pontos importantes frente à concorrentes ou adversidades.
A importância da análise SWOT no RH
Em qualquer contexto, essa estratégia é importante para proporcionar uma visão geral de uma situação, evidenciando com clareza os quatro pontos essenciais de um negócio. Assim como o ciclo PDCA, por exemplo, a análise SWOT é uma ferramenta que pode ajudar na organização e desenvolvimento do RH.
Entretanto, quando aplicada ao setor de RH, a análise SWOT pode possibilitar ações mais assertivas e estratégicas dentro da empresa, beneficiando a organização como um todo.
Dentre os principais benefícios da análise SWOT para RH, estão:
- Identificação de forças e fraquezas na cultura organizacional;
- Promoção de desenvolvimento profissional dos funcionários;
- Desenvolvimento de estratégias de retenção e atração de talentos;
- Identificação de possíveis lideranças com base nas aptidões necessárias;
- Preparação contra possíveis mudanças e ameaças à empresa;
- Implementação de uma comunicação interna mais efetiva;
- Melhora da eficiência organizacional;
- Tomada de decisões com base em informações sólidas.
Adotando a estratégia de analisar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, o RH consegue obter uma visão holística do setor e da empresa como um todo.
Assim, é possível mapear problemas futuros e propor soluções antes que aconteçam, como também aproveitar brechas para inovação.
Como aplicar a análise SWOT no RH
Como vimos, a aplicação da análise SWOT no RH é de grande importância para mitigar riscos e encontrar novas oportunidades. Por isso, é preciso fazê-la sempre que necessário!
Para utilizar a estratégia, siga os seguintes passos:
Reúna a equipe
Marque uma reunião e separe um período do dia para que o time participe desse momento. Também pode-se envolver outras pessoas da empresa caso se queira ter uma visão externa do setor, principalmente se forem de diferentes níveis hierárquicos.
Prepare um quadro em branco — você pode fazer isso com ferramentas online ou utilizar uma lousa, por exemplo. O importante é que todos consigam visualizar o que está sendo escrito — e divida o espaço em quatro partes: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.
Identifique as forças (Strengths)
Primeiro, peça para que a equipe escreva no espaço correspondente o que consideram ser as forças do setor de RH.
Aqui, podem entrar fatores que o time considera como aspectos positivos e úteis, além das qualidades, conquistas e qualquer outro elemento que seja visto como uma vantagem da área.
Identifique as fraquezas (Weaknesses)
Depois, o time deve colocar no espaço correspondente às fraquezas tudo o que consideram como pontos sensíveis no setor.
Quais ações, características ou lacunas podem estar prejudicando a empresa ou o RH atualmente? É preciso que as respostas sejam sinceras para que a análise seja assertiva e eficaz, portanto deixe a equipe confortável para opinar.
Identifique as oportunidades (Opportunities)
Faça com que a equipe pense em oportunidades dentro e fora da empresa que poderiam ser aproveitadas.
Aqui, vale destacar eventos, novas contratações, cursos e capacitações, produtos, ferramentas, mudanças, inovações… O objetivo é procurar e reconhecer lacunas que ainda não foram aproveitadas pelo setor e que poderiam ser de grande ajuda.
Identifique as ameaças (Threats)
No ultimo quadrante, é necessário também reconhecer quais são as ameaças para o setor de RH ou para a empresa, levando em conta qual situação está sendo analisada.
As ameaças podem ser externas — como concorrentes ou situações adversas — como também internas. Aqui também é preciso sinceridade e visão estratégica para reconhecer o que pode ameaçar a empresa, principalmente quando se trata de elementos internos à instituição.
Priorize questões críticas
Por fim, é preciso analisar todas as respostas dadas. Tente identificar se um assunto ou tópico apareceu com maior frequência, qual foi o teor das respostas e em qual categoria as sugestões foram dadas com maior facilidade.
Essa é uma maneira de identificar e priorizar as questões mais críticas, possibilitando agir com maior rapidez e assertividade.
Desenvolva estratégias
A análise SWOT, depois de concluída, precisa ser utilizada para promover mudanças. Depois de seguir os passos anteriores, use o resultado da análise para desenvolver estratégias que buscam resolver ou aproveitar os cenários que foram identificados.
É importante levar em conta o planejamento estratégico da empresa, sempre agindo de acordo com as diretrizes da instituição.
Faça avaliações regularmente
Após fazer a análise SWOT, desenvolver estratégias e implementar mudanças, é preciso também monitorar constantemente os resultados dessas ações.
Sempre que for necessário, reúna o time novamente e faça uma avaliação de tudo o que foi feito a partir da última análise. Assim, é possível observar quais aspectos tiveram melhoras e quais ainda precisam de um maior empenho.
Conclusão
Como vimos, a análise SWOT é uma ferramenta essencial para qualquer setor de uma empresa, mas principalmente para o desenvolvimento do RH.
Além de possibilitar uma visão da gestão de pessoas de uma instituição, também permite identificar melhores caminhos para a organização e eficiência do próprio setor de RH, consequentemente tendo impacto em todos os departamentos da empresa.
A análise SWOT ainda pode ser uma excelente aliada na hora de implementar outras estratégias dentro de equipes como, por exemplo, a estruturação de metas e objetivos com o OKR (Objective and Key Results).
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