Ciclo PDCA: o que é a metodologia e como usar no RH

A área de Recursos Humanos é um setor mais que importante dentro da empresa, necessitando sempre estar a par das inovações. Se engana muito quem acredita que o RH não se beneficia de métodos estratégicos de gestão! 

Hoje, te apresentamos o ciclo PDCA e como ele pode ser usado pelo RH para melhorar os processos da equipe e trazer constantes inovações para a organização. Vamos lá?!

O que é o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA - também conhecido por ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming, seus dois criadores -  é uma metodologia de gestão de qualidade. É um passo a passo em ciclo, com ações a serem feitas para solucionar problemas e também propor melhorias dentro de uma organização. É um jeito de pensar e agir de maneira interativa!

As letras PDCA significam Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act (agir). O método funciona como um ciclo e a intenção é repeti-lo sempre que se finaliza a aplicação dele. Assim, a cada nova rodada aparecem resultados e ideias diferentes das anteriores, sendo uma ótima maneira de descobrir caminhos e soluções para a melhoria contínua dos processos, procedimentos e projetos.

A metodologia do ciclo PDCA dá mais agilidade nos processos, além de ser uma ferramenta bastante útil na hora de aplicar estratégias em algum projeto. Também é uma forma mais assertiva de fazer o monitoramento de resultados de um planejamento, mostrando o que deu certo e o que pode ser mudado em um próximo ciclo.

Embora seja muito usado em diversos projetos, o ciclo PDCA também pode ser usado a favor do RH, sabia? Confira as vantagens!

PDCA no RH: quais são os benefícios?

Por trazer mais agilidade e controle dos processos, o ciclo PDCA é de grande ajuda para o setor de RH de uma instituição. Como está lidando com pessoas, a gestão das atividades e equipe precisam ser organizadas e claras, além de muitas vezes exigirem uma tomada de decisão mais rápida e assertiva, é aí que o método PDCA entra.

Além disso, o ciclo PDCA pode ser adotado na hora de analisar os e realizar a manutenção desses índices de maneira mais certeira e inovadora.

Redução dos custos

Em uma organização, o tempo muitas vezes significa dinheiro. Tomadas de decisões podem impactar financeiramente a empresa e esses riscos podem ser evitados com uma boa metodologia estratégica, como o PDCA. 

O ciclo PDCA ajuda a identificar deliberações que deram errado, propor soluções para conter a crise e não cometer o mesmo erro futuramente. Por exemplo, uma escolha errada de contratação de um colaborador que não se encaixou na empresa e acabou gerando desperdício de verba poderia ser evitada, seguindo as etapas de ação do método. 

Aumento da produtividade

Uma das vantagens do ciclo PDCA é a otimização de tempo, o que consequentemente aumenta a produtividade das tarefas. Com passos bem desenhados, o ciclo ajuda a equipe a focar em atividades específicas de cada etapa e resolver as tarefas daquele momento. 

Com isso, é possível estabelecer prioridades entre as demandas e agir sem atropelamentos. Essa maneira de trabalhar evita desperdício de tempo e gera um maior aproveitamento do período necessário para executar as tarefas. 

Quanto mais utilizam o método do ciclo PDCA, mais os profissionais absorvem essa maneira de pensar e aplicam no dia a dia dentro da empresa. Com o tempo, os times vão se aperfeiçoando, descobrindo novas habilidades e fortalecendo seus pontos fortes. 

A identificação de problemas e soluções vai ficando mais espontânea, tornando a equipe mais criativa, produtiva e mais autônoma. Mas, para isso, é importante que o RH invista em treinamentos e capacitação desses profissionais acerca da metodologia PDCA, para que aprendam como ela realmente funciona e suas aplicações!

Engajamento dos colaboradores

Como é um método de agilidade e resolução de problemas, o ciclo PDCA requer a interação do time como um todo na hora de pensar as etapas da metodologia. Por isso, é uma ótima maneira de integrar os profissionais da organização, que precisam raciocinar juntos para chegar em um objetivo em comum.

Uma vez que as pessoas estão alinhadas ao método e onde querem chegar, o engajamento se torna algo natural. Implemente o método PDCA e veja a diferença no seu time!

Auxílio na retenção de talentos

Ao aplicar o ciclo PDCA nos processos do RH, os procedimentos ficam mais assertivos. Quando o RH age de maneira ágil e atenta, isso beneficia diretamente os profissionais, que contam com um maior suporte do setor.

Com isso, torna-se mais fácil reconhecer fraquezas, pontos fortes e melhorias a serem feitas na equipe, sendo uma oportunidade para investir no desenvolvimento dos colaboradores. Este tipo de atitude auxilia tanto na retenção quanto na atração de novos talentos para a instituição.

Um exemplo prático da aplicação dessa metodologia é a pesquisa de satisfação. Primeiro, é necessário planejar as perguntas, aplicá-las, avaliar as respostas e com base nelas propor ações. E, assim, futuramente aplicá-las mais uma vez para adquirir novas informações. Essa tarefa mantém um monitoramento e melhoria constante da satisfação dos colaboradores, o que impacta na retenção de talentos.

Como funciona cada fase do PDCA

Como já vimos anteriormente, o ciclo de PDCA funciona em 4 fases. Cada uma conta com ações específicas para conferir maior agilidade e assertividade no processo que está sendo pensado. Confira cada uma delas e como funcionam!

Plan (planejar)

A primeira fase é Planejar e é a etapa mais importante de todas, pois será o fundamento de todo o restante do ciclo. É aqui que a equipe deve identificar qual o problema ou a oportunidade a ser desenvolvida, como isso vai ser feito e também as métricas que medirão os resultados da ação. 

No planejamento também é necessário descobrir qual a origem do problema ou oportunidade e detalhar quais as ferramentas serão usadas no projeto. Com isso, um plano de ação com as tarefas necessárias deve ser desenhado. Lembre-se: apenas com um planejamento bem estruturado e sólido deve-se avançar para a próxima etapa. 

Do (fazer)

A segunda fase é Fazer, ou seja, hora de colocar a mão na massa! Agora é necessário seguir o planejamento e os passos desenvolvidos na etapa anterior. A equipe deve ser mobilizada e bem organizada para cumprir as funções.

Check (checar)

O terceiro passo do ciclo PDCA é Checar. Neste estágio, é necessário observar tudo o que foi feito na fase anterior e compará-la ao que foi planejado. É hora de checar se os objetivos foram atingidos, se as tarefas foram executadas e o que resultou delas.

Na checagem, é onde verificamos o sucesso do plano e se ainda ficaram lacunas a serem preenchidas ou erros a serem consertados. Guarde todas essas informações, elas serão combustível para o próximo ciclo!

Act (agir)

O quarto e último estágio é Agir. Este funciona como o encerramento e a preparação para o começo do próximo ciclo. Agora é o momento de analisar as informações da fase de checagem e colocar em ação novas práticas que vão resolvê-las.

Alguma coisa ficou pra trás? Então é preciso escolher uma ação para resolver este ponto. Alguma oportunidade passou batida? Sem problemas, ela pode ser incluída no próximo ciclo. É essa dinâmica que se espera desta última fase do ciclo PDCA!

Exemplo de aplicação do PDCA no RH

Na prática, existem diversas maneiras em que o ciclo PDCA pode ser aplicado no RH. Uma delas é utilizar a ferramenta junto à comunicação interna, como em uma intranet, por exemplo. 

A Vivaintra, intranet voltada à comunicação empresarial, possui uma área específica apenas para requisições e auditorias de atividades e organização de processos. Quando se pensa em PDCA, é importante que o fluxo de informações esteja bem desenhado e acessível a todo o time, sendo necessário um canal que permita a acessibilidade ao andamento do projeto.

Imaginemos que o RH de uma empresa deseja solucionar um problema de comunicação na organização. Seguindo os 4 estágios do ciclo PDCA, o projeto poderia ser desenhado dessa maneira:

Planejar

A equipe do setor se reúne e após levantar as queixas existentes, apontam o problema que desejam resolver. Logo depois, planejam como resolverão esse problema e o que podem utilizar para ajudar a concluir essa missão. 

O problema encontrado pelo time é o ruído na comunicação interna da empresa e como isso tem prejudicado o fluxo de trabalho dos profissionais. No planejamento, ficou decidido que o RH procuraria por soluções que ajudassem os colaboradores a se comunicarem de maneira mais organizada e eficiente. Como parâmetro para avaliar se o projeto teve sucesso, será analisado o tempo levado para concluir requisições pelos próximos meses e a quantidade de retrabalho necessário durante esse fluxo.

Uma forma complementar de manter o bom funcionamento da comunicabilidade entre as pessoas é também tendo uma comunicação interna bem estruturada em uma planilha, por exemplo. 

Fazer

A equipe de RH procurou por softwares que solucionassem essa dor e encontrou a Vivaintra, que oferece o que eles precisam no momento. A plataforma foi implementada, os colaboradores receberam o treinamento necessário e logo a comunicação interna da empresa passou a ser feita somente pela intranet. Essa foi a etapa do fazer, onde o time de RH colocou em prática o que foi acordado no planejamento!

Checar

Passado alguns meses, chegou a hora de analisar quais foram os impactos que a implementação da intranet teve na comunicação da organização e na realização de tarefas. Agora, o time de RH observa todos os dados colhidos durante os meses que se seguiram. 

A equipe notou que houve uma grande melhora no repasse de informações entre os profissionais e que o módulo de requisições deixou o fluxo de trabalho mais organizado e transparente, diminuindo o retrabalho e o tempo para conclusão dos projetos. Portanto, de acordo com a métrica estabelecida no planejamento, o objetivo foi alcançado. 

Agir

Com esta dor resolvida, o que mais a equipe de RH poderia melhorar? Agora, o setor pode encerrar este ciclo e com os resultados obtidos, se prepara para implementar novas ações.

Como a questão da comunicação interna foi sanada, os gestores de RH agora resolveram ir além no aprimoramento de repasses de informações e decidiram melhorar o endomarketing da empresa. Portanto, essa nova oportunidade é levada para o próximo ciclo do PDCA, que é reiniciado!

Conclusão

O ciclo PDCA pode ajudar a alavancar os resultados da empresa em geral, começando por uma maneira mais eficaz de executar ideias. Mas, mais do que isso: quando aplicada no RH, auxilia no desenvolvimento da equipe, na produtividade e na retenção dos talentos da organização.

Assim como no exemplo, que tal considerar a implementação de uma intranet mais que completa na sua instituição? Veja como a