Conhece alguém que consegue dar conta de todas as atividades no trabalho? Às vezes, tantas tarefas diferentes precisam ser realizadas que, ser produtivo, se torna um desafio.
Essa é a realidade de muitos gestores e também colaboradores, independente da área do negócio. Com tantas distrações e excesso de informação, mesmo tarefas simples do dia a dia, podem levar horas se o colaborador não estiver em um dia muito produtivo.
O celular pode chamar o tempo todo, as reuniões acontecem a qualquer momento, tendo poucas horas para fazer muitas tarefas. Essas são situações bem comuns no cotidiano de muitas equipes.
Por isso, organizar a rotina e ter orientação para entrega de resultados é fundamental. Logo muitos gestores procuram maneiras de aumentar a produtividade da equipe e consequentemente, seus resultados.
A boa notícia é que existem boas práticas e ferramentas que ajudam a manter o foco no trabalho e melhorar os resultados. Continue a leitura e fique por dentro desse assunto.
Entenda o que é produtividade no trabalho
No ambiente de trabalho, a produtividade está fortemente relacionada à quantidade e qualidade. Ou seja, produzir não significa trabalhar o tempo todo e sem descanso. Na realidade, a produtividade é saber priorizar suas tarefas dentro de um planejamento, para que menos esforço seja direcionado ao realizá-las.
Dessa maneira, é possível gastar menos tempo na realização das tarefas, sem deixar de lado a qualidade das entregas.
Por que é importante aumentar a produtividade da equipe?
Já percebeu que perde mais tempo fazendo pequenas atividades, do que priorizando demandas mais importantes? Se sim, esse é um bom exemplo de que a produtividade no trabalho precisa de melhoria.
Quando a produtividade da equipe aumenta, sinais aparecem em diferentes níveis da empresa. Isso pode ser notado:
- No uso de recursos utilizado pelos colaboradores na execução das tarefas;
- Consequentemente, o custo geral da operação é reduzido;
- Com isso, se tem mais recursos para investimentos;
Além disso, o aumento da produtividade impacta diretamente o bem-estar dos colaboradores, que deixam de sofrer com grandes cargas de trabalho. Para isso, o treinamento é fundamental. Quando acompanhado de um planejamento coerente, o aproveitamento do tempo é maior e o retrabalho é menor.
O que pode reduzir a produtividade da equipe?
Antes de seguir com as dicas, é importante compreender o que pode afetar a produtividade da sua equipe e saiba que não é apenas a carga de trabalho excessiva. Compreender esses fatores pode explicar problemas de produtividade como o retrabalho, resultados não entregues, falta de engajamento com metas.
Alguns dos fatores que podem afetar a produtividade da equipe são:
- Falta de reconhecimento;
- Falta ou falha na comunicação e direcionamento;
- Falta de feedbacks;
- Estabelecer metas inviáveis;
- Não ter as ferramentas ideais para trabalhar.
Como aumentar a produtividade no trabalho?
Indo além de dicas ou técnicas, o processo para aumentar a produtividade no trabalho da equipe, deve ser aperfeiçoado constantemente. É importante destacar, que essas mudanças poderão repercutir na estrutura e na própria cultura da empresa, levando a mudanças significativas e melhora nos resultados.
Mantenha uma comunicação eficiente e aberta
Manter a equipe integrada é um fator importante para a produtividade e para o resultado dos projetos. Uma pesquisa realizada pela McKinsey, apontou que 97% dos colaboradores pensam que a falta de colaboração e alinhamento entre os membros da equipe, pode afetar a entrega de um projeto da empresa.
Se a comunicação acontece abertamente entre colaboradores e gestão, dúvidas e problemas podem ser solucionados mais rapidamente. Esse tipo de comunicação bidirecional, reduz falhas na comunicação e incentiva os colaboradores a se engajarem e serem mais produtivos.
Para isso, procure criar canais de comunicação não apenas para tirar dúvidas, mas também para dar sugestões. Outra recomendação é fazer um cronograma equilibrado de reuniões para alinhamento e dar feedbacks com mais frequência.
Faça um planejamento e defina prioridades
A equipe conhece exatamente as metas que precisam ser batidas? Definir os objetivos, metas e o prazo para cumpri-las, é um ponto de partida para quem busca aumentar a produtividade no trabalho.
Faça um bom planejamento e busque discuti-lo com a equipe. Todas as informações relacionadas precisam estar claras, para garantir que os prazos sejam cumpridos. A partir desse planejamento do que precisa ser feito, é que acontece a definição de prioridades.
Definir prioridades é um passo importante e é por onde a execução deve começar. Inicie a partir das urgências e atividades mais complexas e estabeleça metas de produção diárias, semanais ou mensais, para que os colaboradores vejam de forma simples como estão avançando em direção aos objetivos do negócio.
Padronize processos e automatize tarefas
Fazer uma boa gestão dos processos e automatizar aquilo que contribui para o andamento dos projetos, é uma medida indispensável para aumentar a produtividade. Padronizar e automatizar tarefas simples, pode impactar positivamente diferentes setores da empresa, levando inclusive a economia de tempo e de dinheiro.
Para isso acontecer, forneça canais de comunicação, para que os colaboradores apresentem suas considerações e deem sugestões de melhorias, que como abordado anterior emente, é fator indispensável para equipes que desejam ser mais produtivas.
Uma sugestão, é começar revisando processos ligados ao administrativo, que apresentam mais falhas ou levam mais tempo para serem executados pelos colaboradores.
Forneça as ferramentas e tecnologia necessárias.
Investir em tecnologia é uma boa alternativa para aumentar a produtividade. Busque por soluções que atendam as necessidades do time e proporcionam a automação de tarefas morosas para os colaboradores.
Em vez de mandar um e-mail com as instruções da atividade, é válido adotar uma ferramenta para fazer a gestão das tarefas, centralizando todas as informações, prazos e documentos necessários em um só lugar, além de facilitar o acesso de todos sempre que necessário.
Outro bom exemplo, são soluções que facilitam a comunicação com a equipe. Você pode utilizar ferramentas que integram não só o seu time, mas também toda a empresa, com recursos de Chat, Comunicado Interno, Avisos e muito mais. Dessa maneira, seu time perde menos tempo, procurando informações ou tentando falar com outras pessoas e se dedicar mais às atividades do negócio.
Ainda sobre ferramentas que aumentam a produtividade no trabalho
Os colaboradores são mais produtivos quando tem as ferramentas certas para trabalhar. Elas podem se tornar excelentes aliados no dia a dia, influenciando positivamente a produção e dependendo da ferramenta, a comunicação com a equipe.
Também é importante ter um visão estratégica do negócio e de como usar essas ferramentas, uma solução completa, como no caso da Vivaintra, acompanha módulos que impactam diretamente a produtividade da equipe e você pode conhecer alguns deles, no nosso site.
