Ideias para fazer o onboarding de novos colaboradores

A integração na empresa é, sem dúvidas, uma das etapas mais importantes da jornada do colaborador. Esse processo também é chamado onboarding e ganhou muita importância para as empresas nos últimos anos.

Essa importância é confirmada por uma pesquisa feita pela  Aberdeen Group, que apresentou resultados afirmando que o onboarding garante 50% a mais de retenção das novas contratações, já que o primeiro contato pode influenciar o restante da jornada do novo colaborador e a imagem que tem da empresa.

Como o colaborador é recebido é fator determinante para o seu desempenho na empresa. Quanto mais eles se sentirem bem recebidos e também preparados para executar as atividades para que foram contratados, mais rápido ele apresentará resultados para a empresa.

Porém, para garantir que não haja erros neste processo e que ele seja realmente relevante para o novo colaborador, é importante conhecer em detalhes todas as etapas e seguir algumas das dicas que apresentaremos aqui.

O que é onboarding?

Onboarding é um termo utilizado para se referir ao processo de integração de um novo colaborador da empresa. No entanto, esse processo contempla não apenas as boas-vindas, ele deve cumprir várias etapas.

Essas etapas incluem a orientação, supervisão, acompanhamento e capacitação, para adaptar os colaboradores, desenvolvendo a sensação de pertencimento.

Para esse resultado, é fundamental que as etapas do onboarding abordem a cultura da empresa, ambiente de trabalho, as principais pessoas de contato, além das funções e atividades que serão executadas.

Tudo isso pode acontecer logo após a contratação, pois o colaborador encontra-se engajado e aberto a receber orientações. No entanto, é importante que o onboarding ocorra até que ele esteja a vontade e preparado para executar suas funções devidamente.

Os benefícios do processo de onboarding

Onboarding é um processo que deve ser uma preocupação das empresas. Porém, infelizmente esse não é o cenário da grande maioria das companhias. Ainda segundo pesquisa da Aberdeen Group, empresas que aderem a esse processo melhoram sua produtividade em até 62%. A partir disso, confira abaixo outros benefícios do onboarding.

Redução do turnover

O turnover é o índice de rotatividade dos colaboradores e reduzir esse indicador é objetivo de muitas empresas. Manter os colaboradores engajados e motivados, ajuda na redução efetiva do turnover e quando o colaborador se sente dessa forma logo no início da sua jornada, as chances de que ele permaneça na empresa são maiores.

Atrair e reter colaboradores

Para reter colaboradores, é necessária uma estratégia bem definida que considere benefícios e cultura organizacional. A primeira etapa dessa estratégia deve ser o onboarding, que permite a construção de uma base sólida, onde os colaboradores têm acesso aos atributos e cultura que diferenciam a empresa das demais.

Mais engajamento

Quando o processo de onboarding é bem feito, o engajamento dos colaboradores também é maior! Novatos que têm compatibilidade com valores e a cultura da empresa, logo no início das suas atividades, mostram mais disposição para aderir a projetos e atividades.

Como implementar o processo de onboarding

Cada empresa pode organizar seu processo de onboarding de maneira diferente. No entanto, é importante destacar que esse processo deve acontecer desde a atração de novos talentos, até o momento em que o colaborador se sente confortável e produtivo. Tudo isso depende de um processo bem estruturado e apresentaremos algumas dicas para melhorar ou implementar o onboarding na sua empresa com o apoio da Vivaintra.

Esclareça atribuições e atividades

Como abordado anteriormente, a integração começa já na atração de candidatos. Quando anunciar sua vaga, seja no LinkedIn, sites de emprego ou no módulo de Recrutamento e Seleção da Vivaintra, deixe claro as funções a serem executadas e também suas expectativas quanto ao candidato, considerando sempre os valores e cultura da empresa.

Nas entrevistas, que podem ser presencial ou online, utilizando ferramentas como Reuniões Online, apresente a empresa, o propósito e a cultura, somente assim o candidato poderá compreender como seu perfil é compatível com o da empresa, gerando identificação e engajamento.

Já na hora da contratação, mantenha o novo colaborador informado e disponibilize todas informações necessárias para o processo de contratação. Essas informações incluem, todas as atividades que serão executadas, tempo de experiência, salário, benefícios, jornada de trabalho e documentações.

Prepare uma boa recepção

Após a contratação, de início a integração do colaborador com a empresa. Nesse momento é interessante demonstrar que ele é esperado e é bem-vindo. Para esse momento, confira algumas ideias.

Dê Boas-vindas

Na Vivaintra é possível dar as Boas-vindas ao colaborador na Linha do Tempo, assim os demais integrantes da empresa ficam informados sobre o novo colaborador e podem deixar suas próprias mensagens de boas-vindas e apoio. Outros recursos de comunicação da intranet, como os Stories, também podem ser utilizados para enviar suas mensagens, principalmente pelos gestores e lideres.

Kit de boas-vindas

Não é obrigatório, mas é interessante preparar um kit de boas-vindas com tudo o que é necessário para que o colaborador comece sua função, incluindo equipamentos e informações de acesso a sistemas, para que o colaborador saiba que a empresa está preparada para recebê-lo.

Também prepare materiais que ajudarão na integração e eles podem ser disponibilizados em locais da intranet, como nos Hotsites e Diretório de Arquivos.

Esse kit pode ser disponibilizado no primeiro dia de trabalho. No caso do trabalho remoto, o kit pode ser enviado diretamente para o local de trabalho do colaborador.

Apresentação da empresa

Separe um período para apresentar a empresa para o colaborador. Conte a história, as vitórias e desafios enfrentados pelo negócio para chegar onde está hoje. Se o trabalho for presencial mostre os ambientes da empresa e principalmente o local onde irá trabalhar.

Inclua na apresentação: cronogramas, setores, pessoas e a estrutura organizacional para preparar o colaborador quando precisar de ajuda ou informações. Aproveite esse momento para mostrar ao colaborador, onde ele poderá encontrar essas informações na intranet, através dos módulos Institucional, Organograma, Cargos e Departamento além de Contatos e Ramais.

Para finalizar a apresentação, a sugestão é uma dinâmica de grupo, com o objetivo de familiarizar o colaborador com seus colegas de trabalho e deixá-lo mais tranquilo. Lembrando, mesmo que o novo colaborador atue remotamente, o módulo Reuniões Online está disponível para realizar esse tipo de apresentação.

Escolha um colaborador para auxiliar nas dúvidas

Além de apresentar a empresa, não esqueça de selecionar um membro da equipe que receberá e acompanhar o novo colaborador nos seus primeiros dias. Dessa maneira, o novo integrante do time se sente mais confiante e sabe que haverá sempre alguém disponível para tirar suas dúvidas.

Forneça capacitação e treinamento

A capacitação é uma etapa muito importante do onboarding. Considere, não apenas treinamento de boas práticas e normas da empresa, a capacitação nesse caso, inclui também treinamento personalizado para as funções do novo colaborador.

Um funcionário mal preparado não pode executar e nem produzir o quando deveria. Parte dessa preparação deve acontecer logo no início da jornada do colaborador. Mesmo que o contratado já possua experiência e conhecimento, os processos e boas práticas mudam de empresa para empresa.

Por isso, crie treinamentos, forneça cursos e webinar para preparar o novo colaborador, considerando não apenas normas e diretrizes da empresa, mas também conhecimentos específicos nas áreas em que ele atuará.

O módulo Capacitação (Universidade Corporativa) pode atender essa necessidade tranquilamente. Um exemplo de como utilizar esse módulo, é pedir que a equipe comercial ou o responsável pelo time, desenvolva um curso ou apostila relacionado a área e disponibilize no módulo para que o o novo colaborador do time possa acessar.

A Base de Conhecimento também é um ótimo recurso, lá poderá incluir informações da empresa, produto, áreas e setores, para serem acessados sempre que os colaboradores tiverem dúvidas.

Faça um acompanhamento

Se o onboarding começa já na fase de atração e contratação, ele não iria acabar assim que o colaborador iniciasse suas atividades. Tanto para os gestores, quanto para a equipe de RH, fazer o acompanhamento é fundamental para manter o colaborador engajado e alinhado com o propósito da empresa.

Esse acompanhamento pode acontecer de diferentes formas:

• Pode ser por feedbacks frequentes do colaborador para empresa, e da empresa para o colaborador;
• Também pode acontecer com pesquisas, utilizando o módulo Formulários da Vivaintra;
• Conversas mais pessoais podem ser feitas também pelo Reuniões Online.

Para o engajamento de novos colaboradores

Manter novos colaboradores engajados fica mais fácil ao ter um processo de Onboarding estruturado, pois ele ajudará o novo integrante do time a ter clareza sobre suas atividades e seu papel, tornando a relação entre empresa e colaborador mais segura e confiável. Para isso, pode contar com o apoio da tecnologia, tanto para colaboradores que trabalham presencial quanto para aqueles que atuam remotamente.

Se já utiliza a Vivaintra, tem uma ótima ferramenta em mãos para implementar ou melhorar seus processos de onboarding e colher os resultados disso. Se ainda não a utiliza, teste gratuitamente.