Atualmente existem ferramentas e metodologias para desenvolver uma comunicação interna de qualidade e otimizar o setor dentro da empresa. Entre elas estão a intranet, as redes sociais, os sistemas ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial), ferramentas de comunicação instantâneas e softwares de videochamadas.
Muitas ferramentas possuem a opção de criação de grupos de trabalho, o que evita mensagens desnecessárias e aumenta a eficiência da comunicação vertical e horizontal. Para saber como utilizar a tecnologia ao seu favor, continue a leitura.
5 formas de utilizar a tecnologia na comunicação interna da empresa
Atualmente existem tecnologias que visam solucionar problemas na comunicação interna, na coleta de dados, entre outras, que são muito efetivas para o gestor de RH.
1- Intranet
A intranet é um sistema de uso corporativo, como uma rede social corporativa, no qual os membros de uma empresa realizam atividades diversas: criação e acompanhamento de tarefas, conversas no chat, publicação de comunicados, entre outros. É uma excelente solução de tecnologia para as empresas que desejam profissionalizar ainda mais sua metodologia e rotina.
2- Software de comunicação interna
Há softwares de comunicação interna te auxiliam a engajar os colaboradores e a centralizar as informações relacionadas a eventos, novidades e comunicados da empresa. Com esse tipo de ferramenta, é possível, ainda, usufruir da tecnologia para otimizar processos morosos.
3- Software de remuneração variável
Com o software de remuneração variável, a sua empresa pode implementar a cultura do trabalho orientado ao atingimento de objetivos e metas, o que afeta de forma indireta o recebimento de informações divulgadas na comunicação interna da empresa. Dessa forma, os colaboradores são capazes de atuar de forma estratégica para atingir objetivos em comum. Solução ideal para empresas que visam incentivar e motivar os colaboradores.
4- Pesquisa de Clima Organizacional
Compreender o clima organizacional da empresa é essencial na tomada de decisões estratégicas. Isso porque é por meio de dados que o setor de RH é capaz de desenvolver ações para resolver problemas que já existem ou que possam existir. Atualmente há softwares capazes de analisar o clima organizacional e disponibilizá-lo em um dashboard.
5- Formulários
Utilizar formulários para coletar dados e organizar informações é uma excelente forma de utilizar a tecnologia em prol da comunicação interna. Isso porque o gestor de RH poderá detalhar suas estratégias de comunicação interna e otimizar o envio de informações.
Quais os benefícios do investimento em tecnologia na comunicação interna?
Investir em comunicação interna é essencial para o alinhamento do time e os bons resultados da organização. Nesse aspecto, a tecnologia pode se tornar a sua maior aliada, potencializando as vantagens que esse investimento traz para a sua empresa!
Antes de efetivamente implementar uma nova solução, converse com a sua equipe e busque coletar o feedback dos colaboradores. Pode existir resistência devido à mudança. Porém, com um bom diálogo, você abre espaço para que os seus colaboradores se envolvam no processo de transição, aumentando o engajamento deles com a nova ferramenta.
Como escolher as melhores ferramentas de comunicação interna para a empresa?
A escolha das melhores ferramentas de comunicação interna para a sua empresa depende de diversos fatores, incluindo as necessidades específicas da sua equipe, a cultura organizacional e as metas de comunicação. Aqui estão alguns passos que você pode seguir para tomar uma decisão informada:
Avalie as necessidades da sua equipe
Comece entendendo como a comunicação ocorre atualmente na empresa. Quais são os pontos fracos? Onde a comunicação está quebrando ou sendo ineficaz? Identificar essas lacunas ajudará a definir as funcionalidades mais importantes para a nova ferramenta.
Defina os objetivos da comunicação interna
Estabeleça metas claras para a comunicação interna. Isso pode incluir melhorar a colaboração entre equipes, disseminar informações importantes de maneira eficaz, aumentar o engajamento dos funcionários, etc.
Considere a facilidade de uso
A ferramenta escolhida deve ser intuitiva e fácil de usar para todos os membros da equipe, independentemente do nível de familiaridade com a tecnologia.
Avalie a escalabilidade
Pense no crescimento futuro da empresa. A ferramenta deve ser capaz de lidar com o aumento do número de funcionários e demandas de comunicação à medida que a empresa se expande.
Analise as funcionalidades
Liste as funcionalidades que são essenciais para a sua equipe. Isso pode incluir mensagens diretas, grupos de discussão, compartilhamento de arquivos, integração com outras ferramentas, recursos de pesquisa, etc.
Escolha entre plataformas integradas ou especializadas
Algumas ferramentas oferecem uma variedade de recursos de comunicação interna em uma única plataforma, enquanto outras se concentram em um aspecto específico (por exemplo, mensagens ou compartilhamento de arquivos). Avalie qual abordagem melhor se adapta às suas necessidades.
Considere a segurança
A segurança dos dados é crucial, especialmente quando se trata de informações internas da empresa. Certifique-se de que a ferramenta escolhida tenha medidas de segurança adequadas.
Teste as opções disponíveis
Experimente algumas ferramentas antes de tomar uma decisão final. Isso pode ser feito por meio de demonstrações, avaliações gratuitas ou testes pilotos com uma pequena equipe.
Leve em conta a cultura organizacional
A ferramenta de comunicação deve se alinhar à cultura e aos valores da empresa. Se a cultura é informal e colaborativa, por exemplo, uma ferramenta que permita a interação casual pode ser mais adequada.
Obtenha feedback dos funcionários
Inclua a opinião dos funcionários na decisão. Eles serão os principais usuários da ferramenta, então suas perspectivas são valiosas para garantir uma adoção bem-sucedida.
Custo-benefício
Avalie os custos associados à ferramenta, incluindo taxas de assinatura, treinamento e suporte. Pondere esses custos em relação aos benefícios esperados.
Suporte e assistência técnica
Certifique-se de que a empresa fornecedora ofereça suporte confiável em caso de problemas ou dúvidas.
Lembre-se de que a escolha da ferramenta de comunicação interna não é uma decisão única. À medida que a empresa evolui, suas necessidades também podem mudar, então esteja disposto a reavaliar e ajustar a escolha conforme necessário.
