Conhece alguém que consegue dar conta de todas as atividades no trabalho? Às vezes, tantas tarefas diferentes precisam ser realizadas que, ser produtivo, se torna um desafio.
Essa é a realidade de muitos gestores e também colaboradores, independente da área do negócio. Com tantas distrações e excesso de informação, mesmo tarefas simples do dia a dia, podem levar horas se o colaborador não estiver em um dia muito produtivo.
O celular pode chamar o tempo todo, as reuniões acontecem a qualquer momento, tendo poucas horas para fazer muitas tarefas. Essas são situações bem comuns no cotidiano de muitas equipes.
Por isso, organizar a rotina e ter orientação para entrega de resultados é fundamental. Logo muitos gestores procuram maneiras de aumentar a produtividade da equipe e consequentemente, seus resultados.
A boa notícia é que existem boas práticas e ferramentas que ajudam a manter o foco no trabalho e melhorar os resultados. Continue a leitura e fique por dentro desse assunto.
No ambiente de trabalho, a produtividade está fortemente relacionada à quantidade e qualidade. Ou seja, produzir não significa trabalhar o tempo todo e sem descanso. Na realidade, a produtividade é saber priorizar suas tarefas dentro de um planejamento, para que menos esforço seja direcionado ao realizá-las.
Dessa maneira, é possível gastar menos tempo na realização das tarefas, sem deixar de lado a qualidade das entregas.
Já percebeu que perde mais tempo fazendo pequenas atividades, do que priorizando demandas mais importantes? Se sim, esse é um bom exemplo de que a produtividade no trabalho precisa de melhoria.
Quando a produtividade da equipe aumenta, sinais aparecem em diferentes níveis da empresa. Isso pode ser notado:
Além disso, o aumento da produtividade impacta diretamente o bem-estar dos colaboradores, que deixam de sofrer com grandes cargas de trabalho. Para isso, o treinamento é fundamental. Quando acompanhado de um planejamento coerente, o aproveitamento do tempo é maior e o retrabalho é menor.
Antes de seguir com as dicas, é importante compreender o que pode afetar a produtividade da sua equipe e saiba que não é apenas a carga de trabalho excessiva. Compreender esses fatores pode explicar problemas de produtividade como o retrabalho, resultados não entregues, falta de engajamento com metas.
Alguns dos fatores que podem afetar a produtividade da equipe são:
Indo além de dicas ou técnicas, o processo para aumentar a produtividade no trabalho da equipe, deve ser aperfeiçoado constantemente. É importante destacar, que essas mudanças poderão repercutir na estrutura e na própria cultura da empresa, levando a mudanças significativas e melhora nos resultados.
Manter a equipe integrada é um fator importante para a produtividade e para o resultado dos projetos. Uma pesquisa realizada pela McKinsey, apontou que 97% dos colaboradores pensam que a falta de colaboração e alinhamento entre os membros da equipe, pode afetar a entrega de um projeto da empresa.
Se a comunicação acontece abertamente entre colaboradores e gestão, dúvidas e problemas podem ser solucionados mais rapidamente. Esse tipo de comunicação bidirecional, reduz falhas na comunicação e incentiva os colaboradores a se engajarem e serem mais produtivos.
Para isso, procure criar canais de comunicação não apenas para tirar dúvidas, mas também para dar sugestões. Outra recomendação é fazer um cronograma equilibrado de reuniões para alinhamento e dar feedbacks com mais frequência.
A equipe conhece exatamente as metas que precisam ser batidas? Definir os objetivos, metas e o prazo para cumpri-las, é um ponto de partida para quem busca aumentar a produtividade no trabalho.
Faça um bom planejamento e busque discuti-lo com a equipe. Todas as informações relacionadas precisam estar claras, para garantir que os prazos sejam cumpridos. A partir desse planejamento do que precisa ser feito, é que acontece a definição de prioridades.
Definir prioridades é um passo importante e é por onde a execução deve começar. Inicie a partir das urgências e atividades mais complexas e estabeleça metas de produção diárias, semanais ou mensais, para que os colaboradores vejam de forma simples como estão avançando em direção aos objetivos do negócio.
Fazer uma boa gestão dos processos e automatizar aquilo que contribui para o andamento dos projetos, é uma medida indispensável para aumentar a produtividade. Padronizar e automatizar tarefas simples, pode impactar positivamente diferentes setores da empresa, levando inclusive a economia de tempo e de dinheiro.
Para isso acontecer, forneça canais de comunicação, para que os colaboradores apresentem suas considerações e deem sugestões de melhorias, que como abordado anterior emente, é fator indispensável para equipes que desejam ser mais produtivas.
Uma sugestão, é começar revisando processos ligados ao administrativo, que apresentam mais falhas ou levam mais tempo para serem executados pelos colaboradores.
Investir em tecnologia é uma boa alternativa para aumentar a produtividade. Busque por soluções que atendam as necessidades do time e proporcionam a automação de tarefas morosas para os colaboradores.
Em vez de mandar um e-mail com as instruções da atividade, é válido adotar uma ferramenta para fazer a gestão das tarefas, centralizando todas as informações, prazos e documentos necessários em um só lugar, além de facilitar o acesso de todos sempre que necessário.
Outro bom exemplo, são soluções que facilitam a comunicação com a equipe. Você pode utilizar ferramentas que integram não só o seu time, mas também toda a empresa, com recursos de Chat, Comunicado Interno, Avisos e muito mais. Dessa maneira, seu time perde menos tempo, procurando informações ou tentando falar com outras pessoas e se dedicar mais às atividades do negócio.
Os colaboradores são mais produtivos quando tem as ferramentas certas para trabalhar. Elas podem se tornar excelentes aliados no dia a dia, influenciando positivamente a produção e dependendo da ferramenta, a comunicação com a equipe.
Também é importante ter um visão estratégica do negócio e de como usar essas ferramentas, uma solução completa, como no caso da Vivaintra, acompanha módulos que impactam diretamente a produtividade da equipe e você pode conhecer alguns deles, no nosso site.