Quando começamos a utilizar uma nova ferramenta no nosso dia a dia, leva um certo tempo para nos adaptarmos, conhecermos todas as funcionalidades e explorarmos o melhor que podemos extrair.
Na hora de contratar uma intranet para uma empresa, é fundamental planejar esse processo de escolha e contratação, para que a plataforma escolhida seja a que mais se adequa ao setor, equipe de colaboradores e cultura da empresa.
Uma ferramenta que não se encaixa no perfil da sua empresa e não atende às suas necessidades trará dor de cabeça e prejuízo financeiro. Não é isso que sua empresa deseja, certo?
Para te ajudar, elencamos 7 dicas importantes na hora de optar e contratar uma intranet para sua organização. Vamos lá?
1) Conheça seus objetivos
Se você deseja utilizar uma intranet na sua empresa, provavelmente optou por essa plataforma para solucionar algum problema ou agilizar o rendimento da sua equipe, certo? Então o primeiro passo é ter bem alinhado quais são os objetivos que a empresa deseja atingir.
Cada empresa e setor possuem suas especificidades, por isso você deve observar sua empresa, seus colaboradores, clientes, para que assim consiga traçar objetivos concretos e essenciais para sua empresa crescer.
Conhecer e alinhar seus objetivos te ajudará a escolher um serviço adequado para as suas necessidades, fazendo da sua escolha um acerto!
2) Treinamento e adaptação
Falamos que novidades trazem um período de adaptação, e isso é normal. Portanto, ao contratar uma intranet, certifique-se de garantir que todos os colaboradores receberão treinamento de como utilizar a plataforma.
Você pode até pensar que isso iria atrapalhar o fluxo de trabalho ou que levaria um tempo desnecessário, mas tenha em mente que um treinamento proporcionará uma melhor utilização no futuro e domínio da plataforma, o que diminuirá os erros e retrabalhos, gerando bons resultados para a empresa.
3) Conhecendo as ferramentas
Uma intranet completa traz diversas ferramentas que buscam facilitar a comunicação interna de uma empresa e otimizar a rotina de trabalho.
Cada uma delas possui suas funcionalidades, desde mais simples até mais complexas e completas, que exigem mais dedicação. Por isso, conheça as ferramentas disponíveis, faça testes para entender como funcionam, e assim aproveite totalmente suas vantagens.
4) Identificando possíveis problemas
Mesmo com várias ferramentas disponíveis, pode ser que a novidade não contemple totalmente alguma das necessidades de sua empresa.
Mas não fique apavorado achando que a intranet foi uma ideia ruim. Muitos fornecedores desse serviço oferecem a opção de personalizar sua intranet, de maneira a atender os requisitos e os fluxos da sua empresa.
Identifique as faltas e customize sua plataforma para ter um melhor gerenciamento interno da sua empresa.
5) Migração para o novo sistema
Algumas informações, arquivos e fluxos precisarão ser transferidos ao seu novo sistema de intranet, o que exigirá um período para essa “reforma”.
O que você pode fazer enquanto isso? Aproveite esse período para que sua equipe de colaboradores se familiarize com a nova plataforma, se adequando ao sistema, podendo comparar semelhanças e diferenças entre o novo e o anterior.
Dessa forma, eles também poderão ver que a empresa está crescendo e buscando mudar sempre para melhor.
6) Induzir o uso da equipe
Para que a implementação e o uso da intranet sejam um sucesso na empresa, contribuindo para alcançar aqueles objetivos definidos no início do processo, os colaboradores precisam utilizá-la.
Lembre-se: para que eles utilizem, a plataforma deve atender às suas necessidades, ser constantemente atualizada com informações e conteúdos relevantes para a empresa, além de ser um espaço de colaboração, layout agradável, e fácil usabilidade e navegação.
Não dá para separar o sucesso da intranet de seu uso pelos colaboradores. Se sua equipe se interessar e ver que a plataforma atende às necessidades do dia a dia, você está no caminho certo. Você pode ver neste post algumas dicas de como atrair seus colaboradores para a intranet.
7) Tenha um bom suporte
Busque também por empresas que fornecem um serviço de suporte acessível e que lhe atenda prontamente.
Um bom suporte estará disponível para ajudar sua empresa caso tenha alguma necessidade ou problema em sua intranet. Se você estiver contratando um serviço de intranet que não tenha telefone ou SLA de fácil acesso, melhor repensar sua escolha.
Conclusão
Contratar uma intranet não é algo do dia para a noite. Um planejamento é importante para que sua implementação seja um sucesso desde o início da contratação.
Com as dicas acima você poderá ter um processo de contratação eficiente para escolher a plataforma que irá suprir as necessidades da sua empresa, gerando resultados positivos.
Além disso, pesquise, analise, faça um trial de alguma ferramenta ou solicite até mesmo uma demonstração da intranet que deseja contratar.
