Muito se fala sobre intranets sociais, as vantagens e desafios ao utilizá-las, e as empresas estão interessadas em saber se uma plataforma assim funcionaria ou não com sua equipe. Sendo assim, neste post vamos falar 9 verdades e 1 mentira sobre intranets sociais.
Sabemos que isso pode ser uma novidade e até mesmo um grande passo em uma organização, por isso queremos reforçar e esclarecer alguns pontos importantes a respeito de uma intranet social.
Para isso, resolvemos aproveitar a corrente “9 verdades e 1 mentira” que está rodando nas redes sociais para que você conheça ainda mais o que acontece ao utilizar essa plataforma. Vamos lá!
Verdade 1: uma intranet social é atrativa, rápida e fácil
Aquela história de pensar que intranets são apenas sistemas sem cor e sem funcionalidades interessantes é velha. Portanto, elas ainda existem, e acabam por não ser nada atrativas aos seus colaboradores.
Mas as intranets sociais trazem uma cara nova, atual, e também várias ferramentas dinâmicas, o que torna muito mais fácil a sua utilização pela equipe de trabalho.
Além disso, usar uma intranet assim não é coisa de outro mundo. Por possuir design semelhante ao de redes sociais bem conhecidas por muitas pessoas, a plataforma dispõe de ótima usabilidade, sendo de fácil navegação para qualquer usuário.
Verdade 2: melhora a comunicação interna
Um dos pontos principais a serem aprimorados com o uso de uma intranet social é a comunicação interna. Toda empresa que deseja crescer precisa que seus colaboradores se comuniquem de maneira fluida e sem ruídos.
Através do Chat, Linha do Tempo e outras funcionalidades, informações conseguem ser divulgadas com facilidade e tem um rápido alcance. Sendo assim, os colaboradores também podem comunicar-se uns com os outros sem utilizar apenas e-mails e telefonemas, promovendo novas formas de comunicação, claras e assertivas.
Se uma empresa não investe em comunicação interna, é possível que os resultados dessa escolha sejam vistos até mesmo nas relações da empresa com o público externo. Bem como, de uma maneira negativa.
Verdade 3: centraliza informações e documentos
Onde a empresa que você trabalha aloca arquivos, documentos, relatórios, manuais e informações relevantes? Não seria bem mais fácil poder acessar tudo isso em um só local?
Os departamentos podem centralizar vários tipos de arquivos e documentos em funcionalidades como Diretório de Arquivos, Base de Conhecimento. Além, dos módulos de Galerias de foto e vídeo.
Isso permite mais facilidade e segurança no dia a dia da empresa. Por exemplo, se você está em uma reunião em outro local e precisa de um arquivo, ou por algum motivo perdeu algum documento, consegue acessá-los em sua intranet.
Verdade 4: é melhor que e-mail
É muito comum utilizar o e-mail em ambientes organizacionais, já que é uma ferramenta importante para comunicação interna e externa. Mas há alguns problemas que podem ser evitados.
O constante envio de e-mails entre colaboradores e departamentos pode gerar excesso de informação, perda de arquivos e até confusão. Uma pesquisa elaborada pela Universidade Católica de Louvain, na Bélgica, afirma que o excesso de e-mails é uma das grandes causadoras de estresse nos funcionários.
O fluxo na caixa de e-mails pode ser maçante e o que era para ajudar acaba tendo efeito contrário. Uma intranet social permite que os colaboradores utilizem o Chat, por exemplo, para conversas rápidas e menos formais, evitando lotar a caixa de entrada e se perder em informações importantes.
Verdade 5: a equipe tem aumento de produtividade
Você já deve estar acostumado a ouvir essa verdade, mas nós acreditamos nisso. Você verá a produtividade de seus colaboradores aumentar de maneira significativa.
Falamos sobre centralizar arquivos e documentos, agilidade na comunicação entre os colaboradores e também da economia de tempo. Tudo isso que a intranet oferece contribui para que o dia a dia de todos na empresa fique mais produtivo.
Além disso, você também conseguirá medir esse aumento de produtividade com indicadores como limite de prazos, por exemplo, em que é possível controlar as horas trabalhadas em tarefas e reuniões.
Verdade 6: menos gastos
Despesas como impressão podem diminuir significativamente ao utilizar uma intranet para alocar documentos, relatórios e pesquisas.
Se há uma constante atualização desses arquivos, não é necessário ficar imprimindo papéis toda vez. Além de ter sempre a última versão atualizada do arquivo armazenada na intranet.
Sem falar também da importante responsabilidade social que a empresa exerce ao utilizar menos papel, certo?
Verdade 7: intranets sociais promovem a colaboração
Precisamos falar sobre a colaboração. Isso é importante e uma intranet social e suas funcionalidades promovem interação entre os colaboradores. Um ajuda o outro, um complementa o que o colega fez. Quer um exemplo?
Em uma base de conhecimento, alguém do setor Comercial pode fazer uma pergunta referente a um processo de venda. Outro colaborador do departamento pode responder e, dessa forma, colaborar com o colega.
Uma cultura de colaboração no ambiente de trabalho ajuda nos bons resultados individuais e coletivos. Vale a pena apostar nisso.
Verdade 8: gera engajamento dos colaboradores
Promovendo a colaboração, alcançamos também engajamento da equipe.
Ferramentas como Caixa de Ideias, a Linha do Tempo, Aniversariantes, e outras, tornam o espaço da intranet social muito mais acolhedor e amigável. É isso que os colaboradores querem: um ambiente de trabalho que os veja mais que funcionários.
O engajamento de sua equipe refletirá no engajamento dos seus clientes com sua empresa. Colaborador feliz resulta em cliente feliz.
Verdade 9: Resultados positivos para a empresa
Podemos ver que uma intranet social estimula os colaboradores. Ao gerar esse estímulo no ambiente interno, a empresa é beneficiada com resultados positivos cada vez mais.
Investir em ferramentas para melhorar a comunicação interna e o ambiente organizacional irá instigar nos colaboradores um senso de pertencimento crescente e a agirem como o próprio nome já diz: colaborar com a empresa, a fim de ver os resultados positivos.
Mentira 1: é uma ferramenta desnecessária
Depois de ver alguns pontos positivos que uma empresa obtém ao utilizar uma intranet social, não dá para dizer que essa ferramenta “não é tão necessária”. Por isso, ignorar o potencial de uma intranet social é fechar os olhos para o crescimento.
Pesquisas mostram que dentre vários canais de comunicação interna, as intranets sociais aparecem como aquelas em que as empresas mais pretendem intensificar o uso neste ano.
Isso se dá porque os gestores estão vendo e até mesmo comprovando que é preciso transformar a maneira como se comunicam internamente, a fim de alcançarem seus objetivos e crescerem cada vez mais. E uma intranet social ajuda, e muito, as empresas a chegarem lá.
Você já utilizou ou utiliza uma intranet? Quer conhecer ainda mais? Acesse o site e conheça.
